Những nhà sáng lập của Wovenware đã giành ra 3 năm để chuẩn bị các phương án cho mọi người trong công ty của mình khi có khủng hoảng xảy tới. Trong hậu quả của cơn bão Maria đã tàn phá Puerto Rico vào năm 2017. Họ đã chuyển sang một văn phòng San Juan lớn hơn gấp 3 lần văn phòng cũ. Văn phòng mới cho phép một lượng lớn các nhân viên làm việc thoải mái hơn, nó cách xa các tòa nhà và các đường dây điện một cách an toàn.
Rồi tại họa ập đến. Và 130 nhân viên của họ phải ở nhà.
Cuộc khủng hoảng coronavirus hoàn toàn trái ngược với cơn bão Maria, khi văn phòng của Wovenware trở thành một nơi trú ẩn an toàn cho nhân viên, một số nhân viên dắt trẻ em đi cùng, những người cần thực phẩm, nước và truy cập internet. "Chúng tôi không thể là vị trí trung tâm", Carlos Melendez, đồng sáng lập và COO của nhà phát triển phần mềm tùy chỉnh và trí tuệ nhân tạo trị giá 8.4 triệu USD nói.
Nhưng cơn bão Maria đã dạy Melendez và đồng sáng lập, CEO Christian Gonzalez, tầm quan trọng của kế hoạch dự phòng và thích ứng nhanh chóng trong một cuộc khủng hoảng. Sau khi văn phòng của Wovenware bị mất điện, nhân viên đã dành nhiều tuần làm việc từ xa trong văn phòng của những khách hàng lớn ở San Juan và trên đất liền.
Sau cơn bão, Wovenware đã tạo ra các giao thức làm việc để hỗ trợ những gì nó giả định, trong trường hợp khẩn cấp, sẽ có các đội hoạt động ở từ xa. Mặc dù doanh nghiệp không bao giờ phải đi chậm lại hoặc ngừng hoạt động, trong hai tháng qua, họ đã phải sửa đổi các giao thức đó. "Chúng tôi chưa bao giờ hình dung ra một kịch bản mà chúng tôi sẽ yêu cầu mọi người làm việc tại nhà", Melendez nói.
Các chính sách mới nhấn mạnh năng suất của nhân viên và sức khỏe tinh thần. Dưới đây là những gì công ty đã làm để đối phó với cuộc khủng hoảng mới nhất.
Cung cấp các hoạt động hỗ trợ tạo cảm xúc tích cực.
Melendez nói rằng các cuộc họp 8:30 sáng hàng ngày của các nhà điều hành và quản lý cấp trung của Wovenware đã trở nên giống như một ca trị liệu theo nhóm. Một người quản lý phá vỡ các yếu tố gây căng thẳng cạnh tranh của thời hạn quan trọng và một đứa trẻ nhỏ đòi hỏi sự chú ý. Bây giờ câu hỏi "Bạn đang làm việc trên cái gì?" được theo sau bởi "Bạn cảm thấy thế nào?" như các nhà lãnh đạo tư vấn cho nhau thông qua các bản vá thô.
Các nhà quản lý sau đó lặp lại quá trình với các nhóm riêng của họ. "Chúng tôi nói với họ rằng họ phải tự chăm sóc sức khỏe tinh thần của mình trước khi họ có thể hỗ trợ người khác", Melendez nói. "Nó giống như trong bầu không khí độc bạn phải đeo mặt nạ oxy của riêng bạn trước tiên."
Yêu cầu báo cáo về các công việc hằng ngày.
Khi các nhóm làm việc phải di chuyển sau cơn bão Maria, họ đi du lịch với các nhà quản lý. Trong đại dịch, nhân viên tự lo. Vì vậy, điều đầu tiên họ làm mỗi sáng là gửi cho người quản lý danh sách những gì họ dự định thực hiện vào ngày hôm đó. Điều cuối cùng họ làm là báo cáo tiến độ tập tin về từng mục đó. Một cam kết bằng văn bản không khuyến khích mọi người trì hoãn hoặc trở nên mất tập trung và cung cấp cho các nhà quản lý các báo cáo cụ thể để theo dõi các dự án.
Tăng thời gian thư giãn.
Bắt đầu từ tháng 3, Wovenware đã tăng thời gian “xã hội” Thứ Sáu mỗi tháng một lần lên một lần một tuần. Thông thường các sự kiện có chủ đề âm nhạc: một bữa tiệc vũ trường hoặc các bản hit của thập niên 80 và 90. Một nhân viên trẻ với một máy nghe nhạc và một bộ sưu tập lớn các giai điệu vinyl trong khi các đồng nghiệp uống và trò chuyện. Tuy nhiên, một thử nghiệm với karaoke đã vượt qua công nghệ: Người tham gia có thể nghe nhạc nhưng không phải giọng của ca sĩ chuyên nghiệp.
Tham vọng hơn, khi một người quản lý nhận thấy điều đó ngày càng chán nản, cô ấy đã tập hợp một ban nhạc công ty, các nhân viên có khuynh hướng âm nhạc khác để thu âm một bài hát cho các đồng nghiệp của họ. Dự án Jam nhạc Jam đã ra đời.
Nghiên cứu cách thực hiện tốt nhất.
Không thoải mái khi chấp nhận lời khuyên bên ngoài về cách mở lại, những người sáng lập đã tạo ra một ủy ban gồm bốn người để nghiên cứu các công ty ở những nơi như Trung Quốc, Singapore và Thụy Điển đã làm việc đó. Từ nghiên cứu đó, họ đã tạo ra một danh sách các cách thực hành tốt nhất, từ nhiều lần kiểm tra nhiệt độ hàng ngày đến cung cấp chất khử trùng tay cá nhân và chất khử trùng cho không gian làm việc. Họ cũng đang chia công ty thành hai đội và đưa họ trở lại sau một tuần làm việc. Điều đó giúp dễ dàng duy trì sự xa cách xã hội và theo dõi các liên hệ nếu ai đó bị bệnh.
Mùa bão bắt đầu vào tháng Sáu. Bất chấp tất cả các biện pháp phòng ngừa Dệt may đã có, nếu một người đến trong khi ảnh hưởng của coronavirus kéo dài, "đó sẽ là một kịch bản thực sự, thực sự tồi tệ," Melendez nói. "Nhưng các công ty phát triển ở Puerto Rico đã chứng minh rằng họ có thể tìm ra nó."
Phiên dịch bởi: Findjobs.vn