Khi có nhiều người làm việc từ xa trong đại dịch coronavirus, thì càng có nhiều thông tin liên lạc và tương tác được thực hiện ảo. Nhiều email được gửi hơn, điều đó có nghĩa là email của bạn có thể bị mất trong hộp thư đến của người khác. Khi người nhận không nhìn thấy email của bạn, điều đó có thể cản trở tiến trình của bạn. Nếu bạn muốn tiến lên phía trước, bạn phải có ảnh hưởng thu hút sự chú ý của mọi người. Dưới đây là năm mẹo để giúp email của bạn nổi bật, từ đó thúc đẩy mọi người trả lời:
1. Xác định thời gian người kia kiểm tra email.
Chú ý đến thời điểm người đó gửi email cho bạn. Điều này có thể giúp bạn biết rõ khi nào người kia trực tuyến và xem hộp thư đến của họ. Sử dụng điều này như một hướng dẫn về thời điểm gửi email của bạn. Nếu người đó sống ở khắp nơi trên thế giới và có lịch trình làm việc rất khác, hãy cân nhắc lên lịch gửi email của bạn để email xuất hiện trong hộp thư đến của họ khi họ tương tác với các email.
2. Giữ nội dung cụ thể và ngắn gọn, bao gồm cả tiêu đề và nội dung của email.
Để email của bạn thu hút được sự chú ý của người nhận, email của bạn phải có dòng tiêu đề ngắn gọn và cụ thể. Càng nhiều từ trong dòng tiêu đề, càng khó tiêu hóa nhanh. Và nếu dòng tiêu đề quá chung chung, người nhận có thể nghĩ đó là email nhóm hoặc thư rác. Có nghĩa là, việc cá nhân hóa email thông qua nội dung độc đáo và bằng cách gửi nó cho một cá nhân (trái ngược với một nhóm) có thể khiến người nhận cảm thấy đặc biệt hơn, và do đó, có xu hướng phản hồi và hành động hơn.
Ví dụ về điều này có thể là nếu bạn đang suy nghĩ về một bước chuyển nghề nghiệp và quan tâm đến việc tăng thêm giá trị cho một tổ chức cụ thể. Viết một câu truyền đạt lý do tại sao bạn quan tâm và tránh viết lại sơ yếu lý lịch của bạn trong nội dung email. Quá nhiều thông tin có thể gây choáng ngợp cho người nhận và khiến người gửi trông tuyệt vọng.
3. Làm nổi bật một điểm chung.
Xác định điểm chung của bạn với người nhận email đặc biệt hữu ích khi bạn không biết người kia. Đó là, một điểm chung có thể nhanh chóng thiết lập một kết nối tình cảm với người kia. Sử dụng những điểm chung để thu hút sự chú ý của mọi người và khai thác cảm xúc của họ.
4. Đặt một câu hỏi cụ thể hoặc cung cấp một yêu cầu cụ thể.
Ví dụ: tuyên bố rằng bạn sẽ đánh giá cao việc họ cho bạn biết về bất kỳ phản hồi nào về tài liệu đã gửi vào một ngày cụ thể. Một ví dụ khác là hỏi một câu hỏi cụ thể như "Bạn có vui lòng chia sẻ dữ liệu sở thích của người tiêu dùng vào mùa thu năm 2020 không?" Nếu bạn đang xem xét bước đi tiếp theo trong sự nghiệp và muốn mở rộng mạng lưới của mình, hãy hỏi kết nối của bạn xem họ có sẵn sàng kết nối bạn với một người bạn biết trong mạng lưới của họ hay không.
Yêu cầu chung chung hoặc tuyên bố chung chung không thúc đẩy mọi người hành động. Một phần là do ngôn ngữ chung không rõ ràng. Đừng để người nhận có cơ hội đặt câu hỏi về thông tin bạn cần từ họ. Hãy cụ thể.
5. Theo dõi bằng một tin nhắn.
Một cách khác để khiến người đó chú ý đến email của bạn là nhắn tin cho họ. Một số người sẽ yêu cầu bạn nhắn tin cho họ như một lời nhắc để họ đọc email của bạn. Hãy tận dụng lời mời này. Bạn không được độc đoán. Người đó đang cho bạn biết cách tốt nhất để giao tiếp và làm việc với họ.
Có thể khó đạt được tiến bộ nếu bạn cảm thấy khó giao tiếp với người khác. Có nhiều cách bạn có thể thu hút sự chú ý của mọi người và khiến họ hành động. Nhận biết khi nào người khác trực tuyến, cụ thể và ngắn gọn, chia sẻ điểm chung của bạn, rõ ràng và theo dõi bằng các phương thức giao tiếp khác.
Phiên dịch bởi: Findjobs.vn