Như Warren Buffet đã nói, "Thời gian là tiền bạc." Thời gian là thứ mà tất cả chúng ta đều muốn có nhiều hơn nhưng không bao giờ quản lý để có đủ. Tuy nhiên, với một vài mẹo hữu ích, bạn có thể dễ dàng cải thiện khả năng quản lý thời gian của mình. Tính đến cách bạn sử dụng các giờ trong ngày sẽ giúp tối đa hóa năng suất và mang lại cho bạn nhiều thời gian hơn để nghỉ ngơi và thư giãn.
Mặc dù tất cả chúng ta đều làm việc trong vòng 24 giờ như nhau, nhưng có những cách đơn giản để khiến mỗi ngày của bạn cảm thấy trọn vẹn hơn. Nó liên quan đến việc loại bỏ những thứ lãng phí thời gian của chúng ta và tập trung vào những thứ có thể tận dụng tối đa nó. Bạn đang không chắc nên bắt đầu từ đâu hoặc cần một động lực mới? Dưới đây là bảy mẹo giúp bạn đi đúng hướng.
Tạo một thói quen
Ngay cả khi lối sống của bạn đòi hỏi một lịch trình hơi khác mỗi ngày, vẫn có một số phần của thói quen đều đặn có thể giúp bạn đi đúng hướng bằng cách tối ưu hóa thời gian của mình. Bắt đầu ngày mới với một buổi tập thể dục, ăn sáng lành mạnh, viết nhật ký hoặc thiền định có thể kích hoạt bộ não của bạn vào chế độ năng suất.
Tương tự như vậy, tạo thói quen thư giãn bằng cách nấu một bữa tối ngon miệng hoặc thư giãn khi tắm lâu hơn cũng có thể trở thành một phần trong lịch trình hàng ngày của bạn để báo hiệu một ngày kết thúc. Thực hiện các thói quen lành mạnh cung cấp nền tảng cho phép bạn cảm thấy có chủ đích hơn về thời gian của mình.
Ưu tiên các hoạt động quan trọng
Dành 10 - 20 phút vào cuối mỗi ngày để chuẩn bị cho ngày hôm sau. Lập danh sách bắt đầu với ba điều hàng đầu bạn muốn hoàn thành mỗi ngày, sau đó ưu tiên các nhiệm vụ còn lại của bạn theo mức độ quan trọng.
Tất nhiên, có những tình huống bất ngờ không thể tính đến được, nhưng thời gian lập kế hoạch đã định giúp định hình những nhiệm vụ chính mà bạn có thể quay lại sau khi bị ảnh hưởng bởi những hoạt động bất ngờ. Quản lý thời gian là về hiệu quả và hiệu lực. Mặc dù tất cả chúng ta đều muốn làm càng nhiều càng tốt, nhưng quá nhiều nhiệm vụ có thể khiến chúng ta cảm thấy phân tán và căng thẳng cả ngày dài.
Đánh giá thời gian năng suất
Hãy dành thời gian để đánh giá số giờ năng suất cao nhất của bạn. Có những thời điểm trong ngày mà một số người cảm thấy làm việc hiệu quả hơn những thời điểm khác. Bạn có cảm thấy mình đang ở trạng thái tốt nhất vào giữa buổi sáng không? Sau đó, hãy lên lịch cho những công việc khó khăn nhất của bạn trong thời gian đó khi bạn có năng lượng và sự tập trung để dành cho chúng sự quan tâm đúng mức. Hãy để những công việc dễ dàng hơn hoặc bình thường hơn vào buổi chiều hoặc dành thời gian đó cho việc lập kế hoạch, chiến lược, thư giãn hoặc dành thời gian cho gia đình.
Biết những thời điểm trong ngày khi năng lượng của bạn ở mức cao nhất sẽ hạn chế mức độ “lãng phí thời gian” mà bạn trải qua. Từ từ bắt đầu thay đổi lịch trình của bạn theo giờ năng suất chính của bạn và đánh giá cảm giác của bạn với những thay đổi. Bạn có cảm thấy tập trung hơn không? Bạn có đang gần với mục tiêu hơn không?
Tối ưu hóa công nghệ
Lịch trực tuyến, bộ hẹn giờ kỹ thuật số và các ứng dụng trên điện thoại thông minh đều có thể giúp bạn đi đúng hướng. Google Calendar là một công cụ lập lịch thuận tiện cho phép bạn tạo màu và đặt thông báo cho lời nhắc cuộc họp và thời hạn của dự án. Ngoài ra, Toggl Track là một ứng dụng quản lý thời gian miễn phí (cho tối đa năm người dùng). Nó cho phép bạn theo dõi thời gian của mình trên các công việc và chạy các báo cáo sẽ cho bạn biết nơi bạn đang dành nhiều thời gian nhất.
Các ứng dụng cũng có thể giúp bạn nếu bạn đang cố gắng hạn chế sự lãng phí thời gian của mình. Nếu bạn thấy mình dễ bị phân tâm bởi mạng xã hội , những khoảng thời gian tốt có thể trôi qua mà bạn không hề nhận ra. Điều này cũng áp dụng cho công việc dọn phòng nếu bạn làm việc từ xa hoặc trò chuyện bàn kéo dài với đồng nghiệp nếu bạn đang ở văn phòng. Xác định những yếu tố gây xao nhãng ảnh hưởng đến bạn nhiều nhất và giới hạn thời gian dành cho chúng.
Ngoài ra, các công cụ quản lý dự án trực tuyến như Trello và Basecamp có thể cung cấp tổng quan tập trung về tất cả các nhiệm vụ và thời hạn của bạn. Chúng rất hữu ích để quản lý thời gian của bạn và đạt được các mục tiêu đã đặt ra, chẳng hạn như viết sách, luyện tập chạy marathon hoặc thậm chí đồng bộ hóa lịch trình gia đình. Khi được sử dụng có mục đích, công nghệ có thể góp phần rất lớn trong việc cải thiện việc quản lý thời gian.
Tìm nhịp điệu của riêng bạn
Mặc dù có các công cụ và ứng dụng trực tuyến giúp theo dõi thời gian, nhưng đôi khi việc lập danh sách bằng bút và giấy cũng có tác dụng. Tôi lập danh sách tất cả những việc tôi cần làm trên giấy bút và gạch bỏ một nhiệm vụ trong danh sách của tôi sau khi tôi hoàn thành nhiệm vụ.
Ngoài ra, một số người trong chúng ta có những ngày cần ưu tiên cuộc sống gia đình trong khi những ngày khác lại yêu cầu chúng ta đặt sự nghiệp lên hàng đầu và làm trung tâm. Không có một con đường duy nhất mà tất cả mọi người phải đi theo. Mục đích là thiết lập một hệ thống cho phép bạn tìm ra nhịp điệu của riêng mình.
Tránh sự gián đoạn
Những gián đoạn làm mất thời gian quý giá trong ngày và khiến bạn khó có được một dòng chảy tốt đẹp. Tránh chúng sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn và giữ vững khu vực cho từng nhiệm vụ. Tìm kiếm một không gian yên tĩnh hoặc đầu tư vào tai nghe chống ồn để loại bỏ tiếng ồn xung quanh và báo hiệu cho người khác biết rằng bạn không muốn bị làm phiền.
Đặt điện thoại của bạn ở chế độ máy bay hoặc đặt điện thoại trong phòng khác để tránh những thông báo từ chúng. Và đóng tất cả các tab trên máy tính mà bạn không sử dụng vì các cuộc trò chuyện, email và thông báo đến đều là những gián đoạn nhỏ, chiếm nhiều thời gian trong ngày hơn bạn có thể nghĩ.
Giới hạn thời gian của bạn
Về lý thuyết, lập kế hoạch từng ngày từng giờ nghe có vẻ như sẽ giúp quản lý thời gian, nhưng nhiều khả năng nó sẽ khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và cuối cùng là kiệt sức. Các cuộc họp kéo dài, gián đoạn là không thể tránh khỏi và các nhiệm vụ có thể mất nhiều thời gian hơn dự kiến ban đầu. Tuy nhiên, giới hạn thời gian là một chiến lược cho phép bạn dành ra nhiều giờ trong một khoảng thời gian để hoàn thành danh sách công việc hàng ngày của mình.
Ví dụ: dành ra một khoảng thời gian vào buổi sáng để tập thể dục, kiểm tra và trả lời email cũng như tham gia các cuộc họp. Dành một khoảng thời gian khác để tập trung vào công việc cần sự tập trung hoàn toàn, chẳng hạn như viết, chiến lược hoặc nghiên cứu, hoặc bất cứ điều gì yêu cầu bạn. Hệ thống này cũng hữu ích để đảm bảo bạn nghỉ ngơi và thực hành tự chăm sóc bản thân. Khi bạn chỉ định việc cần làm hàng ngày của mình thành các danh mục với các khối thời gian được chỉ định, nó cho phép bạn tập trung toàn bộ sự chú ý của mình vào một vài việc cùng một lúc thay vì cố gắng hoàn thành mọi thứ cùng một lúc.
Cải thiện việc quản lý thời gian bắt đầu bằng việc thực hiện các thói quen hàng ngày dành riêng cho việc tạo ra một thay đổi có tác động. Bằng cách làm theo các mẹo này, bạn có thể tạo ra cảm giác về cấu trúc và kiểm tra nơi bạn đang dành thời gian của mình để biết nơi thực hiện cắt giảm để cuối cùng mang lại nhiều hơn cho cuộc sống của bạn.
Phiên dịch bởi: Findjobs.vn