Khi bạn bị phân tâm trong công việc, bạn sẽ mất đi sự tập trung quý giá. Một nhà nghiên cứu tại Đại học California, Irvine, người đã nghiên cứu vấn đề này nói rằng những công nhân bị gián đoạn bởi các cuộc gọi điện thoại và email cần trung bình khoảng 23 phút để quay lại công việc và cuối cùng cảm thấy căng thẳng và thất vọng hơn so với các đồng nghiệp của họ.
Đôi khi, những sự gián đoạn khiến bạn mất tập trung là do những người sếp vô lý hoặc những người đồng nghiệp nói chuyện phiếm. Nhưng thông thường, những sự phân tâm này đến từ những thói quen vô thức đang phá hoại năng suất của bạn - và bạn lặp lại theo bản năng.
Bước đầu tiên để phá bỏ một thói quen là xác định nó. Dưới đây là một số thói quen mất tập trung phổ biến nhất cần lưu ý:
Bạn liên tục kiểm tra điện thoại cá nhân khi có thời gian tạm lắng.
Nhiều khách hàng của tôi cảm thấy tội lỗi khi ngồi xuống bàn làm việc và để điện thoại [cá nhân] ngay bên cạnh họ, "huấn luyện viên quản lý thời gian Anna Dearmon Kornick nói." Và nếu một trang web tải quá lâu hoặc họ có một vài giây mà họ vẫn đứng yên, họ có sức ép buộc chỉ với lấy điện thoại của họ và chuyển sang chế độ lái tự động gần như zombie này, nơi bạn chạm vào những ứng dụng mà bạn sử dụng nhiều nhất. Đối với tôi, đó luôn là Instagram. Và điều đó có thể trở thành khoảng thời gian lãng phí kéo dài 5, 7, 10 phút
Thay vì liên tục mất thời gian vào các lỗ hổng trên mạng xã hội, Kornick khuyên bạn nên lên lịch "thời gian cuộn" trong ngày của mình. "Khi bạn biết rằng bạn đã lên lịch cho việc yêu thích thú vui có chút tội lỗi của mình với điện thoại, điều đó khiến bạn ít có khả năng nhấc điện thoại ngẫu nhiên khi đang thực hiện dự án", cô nói.
Bạn làm những công việc không liên quan "chỉ mất một giây."
Một giây bạn đang chăm chỉ hoàn thành một nhiệm vụ, và giây tiếp theo, bạn thấy mình đang mua sắm trực tuyến, viết ra danh sách hàng tạp hóa, gọi điện đặt trước bữa tối và quên đi bất cứ việc gì bạn phải làm. Kornick nói: “Chúng ta có thói quen vô tâm làm bất cứ điều gì nảy ra trong đầu, bởi vì chúng ta không muốn quên nó. "Chúng tôi tự nhủ sẽ chỉ mất một giây, nhưng rồi một điều dẫn đến điều tiếp theo." Kornick khuyên bạn nên tạo một "danh sách sáng tạo" các nhiệm vụ ngoài công việc để giữ cho khối lượng thời gian làm việc của bạn không bị gián đoạn và để tìm ra những gì bạn có thể ủy quyền, trì hoãn hoặc xử lý sau này. Huấn luyện viên nghề nghiệp Anyelis Cordero lưu ý rằng việc giải quyết nhiều nhu cầu công việc và gia đình là một vấn đề tiêu hao năng lượng phổ biến mà mọi người phải đối mặt khi làm việc từ xa trong thời kỳ đại dịch. Đó là lý do tại sao cô ấy khuyên bạn nên làm việc trong những khoảng thời gian không bị phân tâm. "Tôi hoàn thành nhiều việc hơn trong 90 phút chạy nước rút tập trung công việc hơn là trong ba giờ làm việc đa năng không cần đầu óc," cô nói.
Bạn mở quá nhiều tab trên trình duyệt của mình
Nếu bạn phạm tội tích trữ các tab cho đến khi trình duyệt web của bạn là một mớ hỗn độn, thì đây là cảnh báo của bạn: Mỗi tab trình duyệt có thể đại diện cho một lần nữa thu hút sự chú ý.
Adam Stiles, người đã phát minh ra các tab trình duyệt, đã giải thích rằng một số người trong chúng ta không thể xử lý quyền tự do không giới hạn của các tab: "Phát minh mang lại cho mọi người sự tự do. Có lẽ nó mang lại cho một số người quá nhiều tự do."
Nếu bạn thấy 20 tab đang mở căng thẳng và mất tập trung, hãy sử dụng các tổ chức tab như One Tab để chuyển tất cả các tab của bạn thành danh sách hoặc các trình quản lý nền như Tab Auto Close và Tab Wrangler tự động đóng các tab sau khi không hoạt động quá nhiều.
Bạn kiểm tra các nền tảng trò chuyện công việc khác nhau.
Kiểm tra các cuộc trò chuyện trong công việc của bạn trong suốt cả ngày là bình thường, nhưng nếu bạn thấy mình bắt buộc phải làm mới hoặc kiểm tra các cuộc trò chuyện của mình và giải quyết ngay lập tức mọi tin nhắn đến theo cách của bạn, bạn có thể mắc kẹt trong một thói quen vô tâm phổ biến. Huấn luyện viên cuộc sống Shanita Liu cho biết:
“Tương tự như nhắn tin văn bản, một xung lực phát triển để xem các bản cập nhật đến và thói quen lặp đi lặp lại đó có thể làm gián đoạn sự tập trung trong thời gian dài, cũng như gây ra hiện tượng phân tán”. Khi bạn có thói quen phản hồi ngay lập tức các thông báo và làm việc, điều đó phản ánh rằng bạn là người sẽ bỏ mọi thứ để xử lý yêu cầu hoặc trường hợp khẩn cấp của người khác, tạo ra nhiều công việc hơn cho chính bạn.
Liu nói, nó đặt ra "một tiền lệ cho các thành viên trong nhóm rằng bạn sẽ trả lời ngay lập tức", điều này có thể gợi ý rằng trò chuyện là cách tốt hơn để giải quyết những vấn đề không khẩn cấp, cũng như cho biết rằng họ có thể bỏ qua việc sử dụng email để liên hệ với bạn nhanh hơn bằng cách trò chuyện.
" Để phá bỏ thói quen này, hãy “thiết lập ranh giới với đồng đội để họ biết khi nào thì sự tập trung của bạn không thể bị gián đoạn,” Liu nói. Hãy thử cập nhật trạng thái của bạn theo cách thủ công thành "vắng mặt". Nếu đồng nghiệp của bạn có quyền truy cập vào lịch của bạn, hãy chặn lịch của bạn với thời gian "không bị gián đoạn", để họ biết rằng bạn không nên liên hệ với bạn, Liu đề xuất.
Bạn bắt đầu giải quyết vấn đề ngay lập tức, trước khi xác định xem chúng có thực sự là vấn đề của bạn cần giải quyết hay không.
Tanya Menon, một giáo sư quản lý tại Đại học Bang Ohio, người nghiên cứu về sự lãng phí thời gian trong công việc, nói rằng những người coi mình là chuyên gia có thể bốc đồng trở thành người giải quyết vấn đề, những người đưa ra quyết định dựa trên những gì họ biết, điều này khiến họ không thể lùi bước và quên đi việc kiểm tra xem giải quyết vấn đề đó có phải là cách sử dụng tốt nhất thời gian và nguồn lực của họ hay không.
Menon nói rằng những người coi mình là chuyên gia có thể "muốn có câu trả lời nhanh chóng", nhưng khi làm như vậy, họ thu hẹp khả năng tiếp cận vấn đề như thế nào.
Để trở thành người tìm ra vấn đề tốt hơn, đừng tìm kiếm giải pháp ngay lập tức. Trước tiên, hãy tự hỏi bản thân xem việc giải quyết nó có phải là vai trò của bạn hay không và hoan nghênh các câu hỏi. Menon cho biết một bài tập mà cô giao cho học sinh liên quan đến việc yêu cầu họ chỉ động não đặt câu hỏi về một vấn đề, vì vậy họ "tham gia vào quá trình tìm ra vấn đề" thay vì nhảy để tìm câu trả lời.
Bạn cho rằng bạn đúng
Norma Reyes, một huấn luyện viên nghề nghiệp làm việc với phụ nữ để giúp họ có được sự rõ ràng về bước đi tiếp theo trong sự nghiệp, cho biết một thói quen vô tâm mà cô thấy các chuyên gia lặp lại là khi họ tin rằng họ đã thành thạo một phần công việc của mình và mắc kẹt trong một "tư duy cố định" trong đó họ trở nên chống lại sự thay đổi trong công việc và sử dụng hết thời gian và sức lực để chống lại nó.
Reyes nói: “Điều này có thể chỉ là quan tâm đến những thay đổi, thậm chí có thể tập hợp những người xung quanh những thay đổi đó, chứ không phải thấy rằng thay đổi là cần thiết vì một lý do khác,” Reyes nói.
Bạn lên lịch các cuộc họp không cần thiết
47% người lao động được khảo sát cho biết "quá nhiều cuộc họp" là nguyên nhân khiến họ mất tập trung tại nơi làm việc hàng đầu. Nếu bạn có tiếng nói trong cách xử lý các cuộc họp của công ty, hãy đặt câu hỏi tại sao bạn lại tổ chức các cuộc họp đó và thu hút phản hồi thường xuyên từ những người tham dự về độ dài và tính hữu ích.
Như nhà nghiên cứu cuộc họp Steven G. Rogelberg đã nói, "Một trong những điều mà tôi ủng hộ là một nhà lãnh đạo có thể suy nghĩ về chương trình nghị sự của họ không nhất thiết phải là các chủ đề, mà là các câu hỏi cần được trả lời."
Khi các cuộc họp chủ yếu là để phân phối thông tin, anh ấy đề nghị sử dụng các hình thức giao tiếp khác.
Phiên dịch bởi: Findjobs.vn