Những CEO hàng đầu thế giới, những người tiên phong trong lĩnh vực công nghệ, được hâm mộ và biết đến trên toàn cầu, sẽ phải giải quyết hòm thư khổng lồ của mình như thế nào?
Với bất kỳ ai, việc xử lý những email gửi tới hòm thư của mình không bao giờ là một việc dễ dàng. Đặc biệt khi lượng thư gửi tới luôn duy trì ở mức cả trăm email mỗi ngày. Riêng việc đọc hết số email đó sẽ "ngốn" toàn bộ thời gian làm việc trong ngày của bạn.
Vậy những CEO hàng đầu thế giới, những người tiên phong trong lĩnh vực công nghệ, được hâm mộ và biết đến trên toàn cầu, sẽ phải giải quyết vấn đề này như thế nào?
Trên mạng xã hội hỏi đáp Quora, câu hỏi này được rất nhiều người quan tâm.
Giải đáp thắc mắc này, David Shin, một cựu nhân viên của Google cho biết, trong thời gian anh làm việc tại đây, Larry và Sergy đã tổ chức một buổi Q&A (Hỏi đáp) và cũng có một câu hỏi tương tự như vậy. Một trong hai đã trở lời như sau:
“Khi tôi mở hòm thư của mình, tôi bắt đầu tư trên xuống dưới, và cứ xuống tiếp cho đến khi nào tôi cảm thấy đủ. Những email không được tôi chọn (và không kéo tới) sẽ không bao giờ được đọc. Vì thế, sẽ có người cảm thấy kinh ngạc vì họ được nhà sáng lập Google trả lời email sau 5 phút. Trong khi đó, lại có những người rơi vào tình huống đúng như họ dự liệu (không được phản hồi).
Jimmy Wales, sáng lập của Wikipedia thì chia sẻ một câu chuyện thú vị hơn liên quan đến ông chủ Amazon, Jeff Bezos. “Jeff Bezos từng nói với tôi rằng, nếu có ai gửi email, anh ta sẽ trả lời nó trong 10 phút, hoặc không bao giờ. Jeff là một người vui tính, vì thế nó có thể chỉ là câu nói đùa. Nhưng theo kinh nghiệm của tôi, vẫn có một nửa sự thật trong câu nói trên”.
Raul Gutierrez, một trong những người hiếm hoi từng gặp Steve Jobs và trao đổi email với ông. Dù thời gian đã cách đây khá lâu, nhưng theo Raul, Steve Jobs trả lời tất cả các email. Tuy nhiên, điều kỳ lạ là những email ông gửi vào buổi sáng sẽ mất tới vài ngày để nhận được hồi âm, trong khi những email gửi vào nửa đêm lại nhận được câu trả lời ngay lập tức. Thậm chí vào nửa đêm, mỗi email ông trả lời lại cũng sẽ được Steve Jobs trả lời tiếp ngay lập tức, giống như đang chat với nhau vậy.
Một lần, Raul hỏi Steve Jobs là ông lấy đâu ra thời gian để trả lời nhiều email như vậy và nhận được câu trả lời rằng, Jobs thích trả lời những email không được lọc như vậy vì việc lắng nghe những người bình thường cũng rất quan trọng.
Ron Brinkmann, thì chia sẻ câu chuyện mà sếp của anh ta tại Amazon từng nói về Bezos. Nếu ông ta nhận được một email mà Jeff chuyển tiếp (forward) cho, có thể là môt email khác hoặc một nội dung mới nào đó, mà không đính kèm bất cứ nội dung nào thì điều đó đồng nghĩa với việc: “Tôi hy vọng anh sẽ hiểu về vấn đề/câu chuyện/hợp đồng này và hãy chuẩn bị để nói về nó khi tôi hỏi”.
Trong trường hợp, Jeff để đúng một dấu “?” trên email, điều đó có nghĩa là ông ấy muốn nói: “Anh hãy đọc vấn đề tôi gửi và trả lời cho tôi sớm nhất có thể”.
“Tôi nghĩ Jeff quản lý hàng đống email của mình chỉ thông qua nút “forward” và dấu “?”, Ron nhận xét.
Có thể thấy có rất nhiều lời đồn đoán xung quanh công việc chẳng hề thú vị này, và mỗi vị CEO lại có một cách xử lý hết sức đặc biệt.
Bill Gates là một trong số ít những CEO chia sẻ về cách xử lý hòm thư. Tuy nhiên, trả lời tờ Today.com, Gates cho biết ông không nhận được quá nhiều thư mỗi ngày. Con số trung bình chỉ là khoảng 50 - 60 thư/ngày.
Một người nổi tiếng như Gates mà chỉ nhận được khoảng 1 trang email mỗi ngày? Câu trả lời có lẽ đến từ các trợ lý của ông.
"Đơn giản là họ có sự hỗ trợ của những quản lý khác", Robin Love, một thành viên của mạng xã hội việc làm LinkedIn nhận định.
Trợ lý là người gác cửa cho những nhân vật nổi tiếng của chúng ta. Họ có bằng MBA và được trả trên 85.000 USD mỗi năm ở Mỹ. Chẳng hạn, trợ lý trước đây của Mark Zuckerberg kiếm được tới 125.000 USD mỗi năm. Những trợ lý này kiểm soát truyền thông hướng tới nhà điều hành, sau đó chuyển hướng chúng tới các quản lý bộ phận có trách nhiệm trả lời. Với một công ty lớn, tại mỗi quốc gia sẽ có đội ngũ chuyên trách việc "lọc" những thông tin và gửi lên cho trợ lý. Nhờ vậy, sẽ không có nhiều nguồn thông tin trực tiếp tìm tới Mark Zuckerberg hay Zeff Bezos.
Chúng ta đang nói về những nhà điều hành, hãy luôn tâm niệm rằng trong tất cả trường hợp thì mạng lưới truyền thông khổng lồ sẽ được quản lý bởi những trợ lý, những người có trách nhiệm lọc toàn bộ thông tin trước khi nó đến tay ông chủ của mình. Có lẽ đây là điều phổ biến nhất trong mọi trường hợp."
Nhận định của Robin Love nghe rất có lý. Mặc dù vậy, vẫn có nhiều người khẳng định những CEO nổi tiếng, như Andrew Mason của Groupon hay Mark Pincus của Zynga cần mẫn trả lời hết email này đến email khác.
Tựu chung lại, những nhân vật chúng ta đang nhắc tới đều rất phi thường, và đương nhiên, chúng ta cũng mong họ cũng những cách làm "phi thường" trong bất kỳ lĩnh vực nào, kể cả trả lời email.