Cho dù bạn có chức danh, chuyên viên, hay thứ hạng thế nào trong tổ chức, thì một vài quyết định nghiêm túc trong việc phân bổ thời gian sẽ giúp bạn không chỉ làm việc ít giờ hơn mà còn hiệu quả hơn. Thay vì chết dí ở văn phòng suốt ngày mà không việc nào được hoàn thành ra hồn.
Đa phần nhân viên văn phòng toàn thời gian đã quen với việc: thời gian bạn ngồi tại làm việc đang tăng lên nhưng bạn lại cảm thấy mình hoàn thành ít công việc hơn. Số giờ làm việc gia tăng, danh sách công việc phải làm dài thêm, và bạn thấy bản thân đối diện với một tương lai mà bạn có thể phải bỏ nhà, gắn mình với bàn làm việc cùng bàn chải đánh răng và đôi dép.
Nếu không, bạn sẽ không bao giờ hoàn thành hết công việc – phải vậy không?
Không hề.
Điều đó có vẻ đáng cảm thông vì đa phần mọi người cảm thấy có quá nhiều thứ phải làm ở văn phòng và ranh giới không – thời gian trở nên nhạt nhòa khi người ta bắt đầu sử dụng thuật ngữ kết hợp như “đa nhiệm”. Nhưng trong khi một số ít người rời văn phòng lúc 5 giờ chiều sau khi nghe nhiều bài hát, thì việc đếm từng phút trôi qua trên đồng hồ máy tính không phải là cách để vươn lên, và thậm chí có thể làm bạn nhanh chóng tụt hậu.
Julie Morgenstern, chuyên gia tư vấn năng suất và tác giả quyển Never Check Email In The Morning (tạm dịch: Đừng Kiểm Tra Email Vào Buổi Sáng), nói rằng: “Có rất nhiều lý do để trả lời vì sao ngày làm việc của chúng ta “căng” lên.
Các công ty đang tiếp tục tuyển ít nhân viên hết mức có thể. Vai trò của chúng ta tiếp tục thay đổi, thế giới thay đổi, chúng ta sống trong giai đoạn mọi thứ thay đổi nhanh chóng mặt, và không còn khái niệm gọi là “công việc như cũ”. Khi bạn biết mình có nhiều việc cần hoàn thành hơn với số thời gian tối thiểu, bạn cần phải làm việc theo cách khác.”
Liệu việc này có nghĩa là bạn sẽ bắt đầu ngày thứ Hai như một chương trình tối ưu hóa nhiệm vụ khiến bạn không còn phải thấy mình lưu file lần cuối lúc 18h30? Không hoàn toàn như vậy. Nhưng cho dù bạn có chức danh, chuyên ngành, hay thứ hạng thế nào trong tổ chức, thì một vài quyết định nghiêm túc trong việc phân bổ thời gian sẽ giúp bạn không chỉ làm việc ít giờ hơn mà còn làm việc hiệu quả hơn.
* Tại sao không bắt đầu bằng việc điểm lại xem bạn thực sự làm những gì trong giờ làm. Bạn sẽ ngạc nhiên với kết quả.
Có lẽ là bạn cố gắng viết cho xong bản hợp đồng nhưng lại không thể ngừng việc kiểm tra email mới sau vài phút. Hoặc sếp cứ liên tục giao cho bạn hết việc này đến việc khác trong khi bạn đang cố hoàn thành việc dở dang. Hay bạn bị quá tải khi vừa cố gắng làm việc vừa duy trì quyền kiểm soát với “Tất cả mọi thứ đang xảy ra trên mạng”.
Dù lý do là gì, làm quá nhiều việc cùng lúc có thể làm giảm chất lượng công việc và tăng thêm thời gian làm việc vào cuối ngày. Nếu bạn đang tìm cách để tối ưu hóa thời gian làm việc, thì việc xác định bạn thật sự phân bổ thời gian như thế nào là bước bắt đầu tuyệt vời – trái với việc trước giờ bạn cứ nghĩ bạn đang làm.
Morgenstern khuyên bạn nên bắt đầu ghi nhật ký thời gian, hoặc sử dụng tiện ích Eternity Time Log, ứng dụng giúp người dùng ghi chú những loại công việc chính, rồi sau đó ghi nhận họ làm việc đó mất bao lâu.
Morgenstern nói: “Việc này sẽ cho bạn thấy bạn tiêu tốn thời gian như thế nào, và bạn sẽ phải nói, ‘Tại sao tôi làm việc này lâu đến vậy? Vì tôi cần giải lao, hay vì tôi đã gặp rắc rối” – bạn có thể tìm ra lý do làm bạn mất thời gian và bắt đầu điều chỉnh. Hoặc nếu bạn không thể theo dõi vì công việc quá phân tán, nhiệm vụ của bạn là tìm ra cách khác nhưng có mục đích tương tự như trên.”
Vậy thử thách khi bạn thống kê lại việc mình làm cả ngày là gì? Morgenstern cảnh báo rằng bạn không được đếm thời gian mình dùng để giao tiếp như trả lời thư, nghe hộp thư thoại, dự những cuộc họp nhanh. Bạn chỉ thực sự đạt năng suất khi bạn tham gia vào những việc đúng tính chất của mô tả công việc.
* Điểm qua nhiệm vụ, lập danh sách ngắn, xóa những việc khác
Một trong những sai lầm lớn nhất mọi người thường mắc phải là lập danh sách công việc phải làm với tất cả mọi việc: lớn và nhỏ, cần thiết và không quan trọng – Tiếp cận khách hàng tiềm năng! Đặt giấy gói cho bộ phận tiếp tân! Đặt tên những thư mục chưa rõ!
Không có một cách thức khả thi nào để hoàn thành tất cả công việc, và đa số mọi người thấy khó có thể rời văn phòng vào cuối ngày với những nhiệm vụ ngổn ngang đang nằm chờ sau lưng họ. Nhưng theo Laura Vanderkam, tác giả của 168 Hours: You Have More Time Than You Think (Tạm dịch: 168 giờ: Bạn Có Nhiều Thời Gian Hơn Bạn Tưởng), thì thủ thuật là xác định việc gì thực sự đáng nằm trong danh sách – chỉ từ 3 đến 5 việc phải làm, không hơn – và gạch bỏ phần còn lại.
Vanderkam khuyên: “Hãy thực sự lướt qua những việc bạn ưu tiên làm trong ngày. Chuyện không có gì đặc biệt nếu bạn có một danh sách dài mà không hoàn thành hết.”
Và hãy quên những tiện ích mới, hứa hẹn giúp bạn lập danh sách và hoàn thành mọi thứ đi. Cả Julie và Laura đều nói rằng khi bạn thực sự cần phải ngồi xuống và tập trung, ghi chép thay vì số hóa mới là cách bắt đầu. Morgenstern chia sẻ: “Đối với nhiều người, thậm chí với người thành thạo công nghệ, thì một danh sách bằng giấy rất có ích, ngay cả khi nó được đánh máy rồi in ra. Bạn có thể tham khảo nó mà không cần phải nhìn trở lại màn hình máy tính khi nó là một cánh cổng dẫn đến sự phân tâm mang tên Internet.”
* Giải pháp rời văn phòng lúc 5 giờ chiều mà vẫn hoàn thành mọi việc
Đừng bao giờ đánh giá thấp sức mạnh của một trong những công cụ đơn giản nhất từ điện thoại thông minh của bạn – đồng hồ báo thức. Julie cho biết rằng tôn trọng thời gian có thể giúp bạn tập trung và vượt qua tất cả nhược điểm của bản thân, từ việc dễ dàng bị phân tâm cho đến khi nào thì một việc đã hoàn thành.
“Nếu bạn là một người cầu toàn, bạn hãy nói, “Tôi sẽ dành 90 phút để làm việc này, không hơn” rồi đặt chuông báo giờ, và nó sẽ giúp bạn vượt qua sự cầu toàn của bạn. Bạn có thể nói, “Tôi sẽ làm việc này trong hai giờ trước khi tôi kiểm tra email’” – Morgenstern chia sẻ.
Và việc đó sẽ dẫn chúng ta đến với…
* Liệu đây có phải lúc để bạn “chia tay” với email?
Lần cuối cùng bạn nghĩ, “Tôi chỉ ước sao trong cuộc đời này tôi nhận được nhiều email hơn” là khi nào? Bạn có thể nghĩ rằng tiêu đề này thuộc về một người bạn từng hẹn hò thuở đại học, nhưng mối quan hệ độc hại nhất cuộc đời bạn là mối quan hệ giữa bạn và email. Nó muốn sự chú ý liên tục của bạn. Nó chạm đến tất cả mọi thứ từ máy tính văn phòng, laptop, điện thoại thông tin, và máy tính bảng của bạn. Nó là thể loại dai dẳng, léo nhéo, rên rỉ, muốn được biết TẠI SAO BẠN KHÔNG NHÌN VÀO NÓ MỌI LÚC.
“Email mang cho bạn rất nhiều việc phải làm và rất nhiều điều phân tâm,” – Morgenstern nói, và cô khuyên nên dẹp nó qua một bên trong giờ đầu tiên kể từ lúc thức dậy, và trong giờ làm việc đầu tiên. Cô nói thêm: “Đó là thiết bị gây trì hoãn tiện lợi nhất của thế giới. Đó là thứ bạn phải kiểm soát: bạn có thể tắt tiếng báo động. Bạn không thể nào trở nên chủ động nếu bạn bắt đầu ngày mới do bị tác động”.
* Nó không phải là bạn. Nó là email. Hãy tắt nó đi.
Hãy lập trước kế hoạch làm việc cho ba ngày – bao gồm thời gian bạn sẽ về nhà.
Lập kế hoạch cho ngày làm việc của bạn khi vào đầu ngày là một ý tưởng tồi – vào lúc đó bạn đã vật lộn với hàng đống nhiệm vụ đang đến tới tấp. Thay vào đó, để dành chút thời gian cuối ngày để lập kế hoạch cho ngày mai, và hai ngày tiếp theo. Việc này không chỉ giúp bạn tập trung cả ngày, mà còn giúp bạn hiểu hơn về khối lượng công việc và có lợi cho dù bạn đang chuẩn bị bước vào thử thách để thăng chức, hay đơn giản là tập trung vào tên của nhãn dán hồ sơ.
“Khi bạn có một tầm nhìn trải dài ba ngày, và khi công việc đến với bạn tới tấp suốt cả ngày, thì thay vì bạn vội vàng nhồi nhét chúng, bạn sẽ hiểu bối cảnh để bình tĩnh quyết định, ‘Tôi có thể xếp nó vào đâu đây?’ Nếu bạn chỉ có một giờ sắp tới để hoàn thành công việc, bạn sẽ không có thời gian để nhìn ra bối cảnh mà lựa chọn có hay không.” – Morgenstern phân tích.
Và trên cả việc chuẩn bị cho những thứ bạn có thể hoàn thành trong ngày, hãy xác định khi nào thì chúng kết thúc. Nếu kế hoạch của bạn là ở lại văn phòng cho đến tất cả mọi thứ sót lại đã hoàn thành, bạn sẽ không thể – hoặc thực sự là không bao giờ có thể – rời chỗ làm sớm.
“Điều quan trọng là sẽ luôn có thứ gì đó khác để hoàn thành.” – Morgenstern nói.
* Khi tất cả mọi thứ khác đều thất bại?
“Phân loại.”
Nếu bạn đã xác định rời chỗ làm vào một thời điểm cụ thể, và lúc xế chiều công việc tăng lên dồn dập khiến bạn phải chú ý đến chúng nhưng nếu chuyện đó không ảnh hưởng đến sống và chết, thì bạn phải tiếp cận và tấn công chúng trong khoảng thời gian còn lại của bạn chứ không chỉ đơn thuần xác định sẽ dùng cả buổi chiều ở chỗ làm.
Vanderkam gợi ý bạn hãy tự hỏi: “Nếu công ty của tôi sẽ bị cúp điện lúc 5 giờ, buộc tôi phải về nhà, thì trước 5 giờ tôi sẽ xử lý những việc gì? Sau đó hãy xử lý những việc đó. Vấn đề là phần đông chúng ta không tự hỏi câu đó trước khi quá muộn, và chúng ta lại mắc kẹt sau giờ làm để xử lý chúng”. Mọi người đều muốn được biết đến như những người đã tiến thật xa, nhưng việc học hỏi để xác định khi nào tiến thật xa là cần thiết mới thực sự quan trọng. Đặc biệt là vì…
* Điều tuyệt nhất bạn có thể làm cho cuộc sống văn phòng là xây đắp một cuộc sống năng động bên ngoài.
Cho dù bạn thích điều gì về công việc/ cuộc đời, có một quan điểm mà hầu hết mọi người đều đồng tình là: Những người sáng tạo nhất và làm việc hiệu quả nhất trong công việc của họ thường dành ưu tiên cho thời gian bên ngoài văn phòng.
Morgenstern nói rằng: “Nếu bạn không dành thời gian cho việc giải lao, làm mới, và tiếp năng lượng cho bản thân, thì không gì có thể giúp cho ra những quyết định sáng suốt và đạt hiệu quả cao trong công việc.”
Cô gợi ý nên có một sự kết hợp giữa thể dục thể chất, thư giãn đầu óc thông qua những sở thích, hay thói quen, và dành thời gian cho người khác như một cách để giải lao sau một ngày làm việc và cũng giúp cơ thể bơm đầy năng lượng.
Vanderkam chia sẻ: “Công việc đang mở rộng để lấp chỗ những khoảng thời gian rảnh, cho nên hãy lấp trống khoảng thời gian cuối ngày làm việc bằng những việc đáng làm hơn. Những nhân viên làm việc hiệu quả nhất mà tôi biết có lý do vì sao họ muốn rời chỗ làm đúng 5 giờ chiều.”