Tác Động Của Sự Quá Tải Email

Sự quá tải email có thể gây ra nhiều tác động tiêu cực bao gồm tăng căng thẳng, giảm năng suất làm việc, quá tải thông tin, gặp mất hoặc trì hoãn giao tiếp, hiệu suất giao tiếp kém, giảm sự hài lòng trong công việc, cân bằng cuộc sống công việc kém, và sự kiệt sức. Đối mặt với tình trạng quá tải email là vô cùng quan trọng để giảm nhẹ những tác động này. Nếu bạn bắt đầu nhận thấy những dấu hiệu của sự quá tải email, việc triển khai các chiến lược như thiết lập ranh giới, ưu tiên email, chia thời gian, và thực hành quản lý hộp thư đến hiệu quả là cần thiết.

Email Quá Tải Là Gì?

Email quá tải xảy ra khi một cá nhân nhận được một lượng lớn email và sau đó không thể quản lý chúng. Điều này xảy ra khi lượng email vượt quá khả năng của cá nhân để theo kịp và thường là kết quả của sự tổ chức kém và quản lý không hiệu quả. Những yếu tố bổ sung có thể gây ra sự quá tải email bao gồm việc nhận một lượng lớn email, giao tiếp email không hiệu quả và tính kết nối liên tục.

Những hậu quả của sự quá tải email có thể gây hại nên cần thực hiện những bước để giảm thiểu nguy cơ quá tải email một cách chủ động. Sự quá tải email có thể gây tăng căng thẳng, giảm năng suất làm việc, giảm sự hài lòng trong công việc và gây khó khăn trong việc ưu tiên và hoàn thành công việc. Ngoài ra, nó có thể ảnh hưởng đến sự cân bằng cuộc sống công việc và cản trở giao tiếp và cộng tác hiệu quả.

1. Quản lý hộp thư đến của bạn

Nếu hộp thư đến của bạn không được ngăn nắp, thì thật sự bạn chưa quản lý nó đúng cách. Dành một ít phút mỗi ngày để thực hành việc làm sạch hộp thư đến cơ bản sẽ giúp bạn rất nhiều. Điều này có thể bao gồm dành 30 phút mỗi buổi sáng để xóa email cũ hoặc lưu email bạn không cần, hoặc dành 15 phút trước khi bạn tắt máy để trả lời các yêu cầu quan trọng. Điều quan trọng nhất là tạo ra một thói quen mà bạn có thể tuân theo để hộp thư đến không bừa bộn.

2. Tối ưu hóa giao tiếp hiệu quả

Trich từ Harvard Business Review, "Nếu tổ chức của bạn có quá trình ra quyết định mập mờ và mọi người không nhận được những gì họ cần từ đồng nghiệp, họ sẽ làm hệ thống kẹt bằng email và các yêu cầu họp." Tất cả điều này để nói, nếu tổ chức của bạn không ưu tiên giao tiếp hiệu quả, nhân viên sẽ tự động chuyển sang gửi email và bạn sẽ gặp phải sự quá tải email.

3. Nghỉ ngơi

Nếu bạn liên tục bị đổ bộ bởi quá nhiều email, có thể bởi bạn không bao giờ nghỉ ngơi. Liên tục kiểm tra và trả lời email có thể dẫn đến mệt mỏi tinh thần và gia tăng căng thẳng, đặc biệt nếu bạn không bao giờ nghỉ ngơi. Việc nghỉ ngơi cho phép bạn tách ra và suy nghĩ với tâm trí sáng sủa. Nếu bạn liên tục bị đổ bộ bởi một luồng email không ngừng, bạn không bao giờ tạo cơ hội cho mình để tắt máy và sạc lại năng lượng. Hãy nghỉ ngơi thường xuyên để giúp ngăn chặn sự quá tải email và kiệt sức để bạn có thể sống cuộc sống công việc hạnh phúc và khoẻ mạnh hơn.

4. Tắt thông báo email

Cách dễ nhất để chống lại sự quá tải email là tắt thông báo email của bạn. Mặc dù việc tắt thông báo không phải là một giải pháp vĩnh viễn, nhưng nó sẽ giúp giảm căng thẳng trong ngắn hạn. Nếu bạn thấy mình bị xao nhãng bởi thông báo liên tục và không thể tập trung vào công việc đang thực hiện, có thể điều đó có nghĩa bạn nên tắt thông báo. Tắt tiếng hoặc tắt thông báo email khi bạn đang cố gắng tập trung vào công việc sâu sắc sẽ đảm bảo bạn có thể tập trung và duy trì đúng hướng, bất kể điều gì đang diễn ra trong hộp thư đến của bạn.

5. Viết email hiệu quả

Việc viết email hiệu quả thường là một chiến thuật ít được sử dụng để quản lý hộp thư đến. Rất nhiều người không nhận ra tác động mà họ gây ra cho hộp thư đến của họ và thay vào đó thường trách người khác. Nếu bạn dành thời gian để viết email chi tiết, bạn sẽ có khả năng tối ưu hóa giao tiếp và loại bỏ giao tiếp không cần thiết. Để làm điều này, cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt từ đầu để giảm số lượng email sau đó phải gửi lại và đi lại.

6. Sử dụng phương pháp chặn thời gian (time blocking)

Khi đối phó với sự quá tải email, phương pháp chặn thời gian sẽ là người bạn đồng hành tốt nhất của bạn. Chặn thời gian đề cập đến việc dành một khoảng thời gian để tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể hoặc một bộ nhiệm vụ. Chặn thời gian có thể được sử dụng để tập trung vào việc quản lý hộp thư đến của bạn - điều này sẽ trông khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu của bạn. Nếu mục tiêu của bạn là hủy đăng ký từ càng nhiều người gửi không cần thiết nhất có thể, bạn có thể sử dụng phương pháp chặn thời gian để hủy đăng ký từ những người gửi này. Nếu mục tiêu của bạn là tổ chức email quan trọng vào các thư mục đã phân loại, bạn có thể dành thời gian để đặt nhãn cho các thư mục của bạn và sắp xếp email. Chặn thời gian sẽ đảm bảo bạn không bị áp lực quá mức trong khi tạo không gian bạn cần để duy trì hộp thư đến của bạn.

7. Sử dụng thư mục email

Nếu bạn dễ bị quá tải bởi một hộp thư đến lộn xộn, đây là dấu hiệu cho thấy bạn nên sử dụng thư mục email. Thiết lập thư mục email sẽ đảm bảo email của bạn được tổ chức và phân loại theo sở thích của bạn, có nghĩa bạn có thể giảm thiểu lộn xộn và căng thẳng không cần thiết trong hộp thư đến. Khi sử dụng thư mục, bạn có thể cụ thể hóa chúng càng nhiều càng tốt. Để bắt đầu, tạo các nhãn cấp cao giúp bạn duy trì sự sắp xếp của hộp thư đến của bạn. Từ đó, bạn có thể cụ thể hóa hơn nữa và tạo ra các thư mục con giúp bạn tổ chức hộp thư đến của bạn một cách chi tiết hơn.

8. Thiết lập bộ lọc hộp thư đến (Inbox filters)

Bộ lọc hộp thư đến là một biện pháp hữu ích mà bạn có thể sử dụng để giữ hộp thư đến của bạn sạch sẽ và gọn gàng mà không cần nhiều công sức bổ sung. Mục đích của bộ lọc hộp thư đến là tự động quản lý hộp thư đến của bạn để bạn có thể lọc, lưu trữ hoặc xóa email thỏa mãn các tiêu chí cụ thể. Bộ lọc email cũng có thể được sử dụng để giúp phát hiện thư rác, virus hoặc phần mềm độc hại trước khi chúng đổ vào hộp thư đến của bạn, giúp loại bỏ email không mong muốn tự động. Khi bạn thiết lập bộ lọc, bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc quay lại một hộp thư đến đầy rối. Thay vào đó, bạn sẽ đăng nhập và thấy hộp thư đến với những email bạn thực sự muốn đọc.

9. Hủy đăng ký từ email không cần thiết

Không có gì tệ hơn là đăng nhập vào email của bạn chỉ để thấy hộp thư đến đầy email rác. Chúng ta thường rơi vào bẫy đăng ký nhận bản tin từ thời gian này qua thời gian khác. Cho dù bạn đã đăng ký email vì bạn nhận được một ưu đãi hấp dẫn hay đơn giản là vì bạn nghĩ nội dung sẽ hữu ích, thực tế đau lòng là chúng ta rất hiếm khi tương tác với email ngoài công việc. Nếu bạn thấy mình xóa email từ hộp thư đến của bạn trước khi bạn nhấn vào để đọc thêm, có thể đó là dấu hiệu bạn cần hủy đăng ký. Hủy đăng ký từ email không cần thiết là một cách nhanh chóng và dễ dàng để làm sạch hộp thư đến của bạn, tạo chỗ cho email cần thiết.

10. Xem xét phương thức giao tiếp khác

Nếu bạn gặp tình trạng quá tải email, có thể đơn giản là vì bạn có quá nhiều email trong hộp thư đến của bạn. Mặc dù có vẻ đơn giản để duy trì giao tiếp qua email, đó có thể chính là nguyên nhân gây ra tình trạng quá tải email của bạn. Nếu bạn muốn giảm số lượng email bạn nhận được, bạn có thể xem xét việc áp dụng các phương thức giao tiếp khác. Điều này có thể bao gồm tổ chức các cuộc họp thường xuyên hơn hoặc gọi điện thoại cho đồng nghiệp khi một cuộc trò chuyện nhanh là đủ. Nếu bạn dự định xem xét các hình thức giao tiếp thay thế để đối phó với tình trạng quá tải email của bạn, quan trọng là thông báo với đồng nghiệp của bạn về sự lựa chọn của bạn. Điều này đảm bảo đồng nghiệp của bạn biết cách liên hệ với bạn khi cần thiết.

Giải Quyết Tình Trạng Quá Tải Email