Sử dụng những hình thức trang trọng trong kinh doanh
Điều cần thiết là bạn phải viết nó theo hình thức trang trọng trong kinh doanh vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Kiểu chữ và kích cỡ chữ cũng quan trọng để bạn cân nhắc trong việc sử dụng. Bạn nên viết chúng theo định dạng từ của Microsoft với cỡ chữ 12. Những lá thư trong kinh doanh thường được viết với tiêu đề ở đầu lá thư, phần nội dung của lá thư gồm có tên và những thông tin, địa chỉ chi tiết để liên hệ với bạn. Và sau đó đoạn thứ hai đề cập tới những vấn đề liên quan.
Đề cập tới vấn đề bạn muốn hủy bỏ
Điều quan trọng là bạn phải thể hiện chi tiết về vấn đề bạn muốn hủy bỏ, làm nó rõ ràng cho người nhận. Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với “Kính gửi” tiếp theo là tên người nhận và sau đó là những nội dung khác nêu bật lên mục đích của việc viết lá thư này.
Giải thích ngắn gọn về lý do của việc hủy bỏ
Để người nhận không gặp bất kỳ sự bất ngờ nào, tốt hơn bạn nên cho họ một lời giải thích ngắn gọn về lý do bạn hủy bỏ. Bạn không cần viết lý do chi tiết bạn chỉ cần thể hiện một lý do chính cho việc hủy bỏ bằng một đến hai câu. Ngoài ra điều cần thiết là bạn nên đề cập đến thời gian hủy dự kiến và chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng lịch để tránh những lỗi về thời gian vì điều này thường hay xảy ra.
Yêu cầu xác nhận về việc hủy bỏ
Điều quan trọng là bạn phải yêu cầu xác nhận để chắc chắn rằng việc hủy bỏ của bạn đã được xác nhận. Hãy kiểm tra nếu có bất kỳ khoản phí nào cho việc hủy bỏ, thực hiện thanh toán bao gồm biên nhận dưới dạng tệp đính kèm với thư hủy bỏ của bạn. Ngoài ra, trong trường hợp hoàn lại tiền cam kết là điều bạn mong đợi, bạn có thể yêu cầu cho điều đó bằng cách đưa ra một yêu cầu chân thành để bắt đầu hoàn tiền càng sớm càng tốt thông qua séc hoặc chế độ trực tuyến
Ký tên và gửi cho người nhận
Tương tự như những lá thư khác, bạn phải kết thúc bằng “Trân trọng” hoặc “Lời chúc thân ái”,…Tùy vào sự thuận tiện của bạn có thể Gửi chúng qua mail hoặc bằng một bản in và gửi chúng thật nhanh đến người nhận. Nếu bạn sử dụng mail, bạn nên gửi chúng bằng địa chỉ mail đã được chứng nhận hoặc đăng ký vì sẽ thuận lợi hơn cho người nhận để kiểm tra thông tin của bạn.
Dịch bởi: Findjobs.vn