Trong thời buổi đại dịch Covid-19 đang hoành hành, nhiều công ty thực hiện chế độ làm việc từ xa. Tuy nhiên, việc brainstorm tạo ra các ý tưởng là việc cần thiết ở hầu hết các công ty. Chúng ta biết làm thế nào khi các đồng nghiệp của mình không thể cùng nhau bàn họp để tạo ra các ý tưởng mới? Bạn đừng quá lo lắng, câu trả lời sẽ được tiết lộ ngay sau đây.
Tập hợp nhóm lớn tham gia
Để cùng nhau tạo ra được giải pháp mới cho một vấn đề, bạn cần ghi nhận lại những kiến thức thu thập được của từng người tham gia vào quá trình cho ra giải pháp đó. Do đó, việc xác định ai sẽ tham dự vào buổi brainstorm vô cùng quan trọng. Trước khi đại dịch xảy ra, việc tập hợp được một nhóm người để tham gia vào buổi brainstorm thường rất khó bởi vì lịch trình hoặc địa điểm khác nhau của họ.
Lợi thế của làm việc từ xa là bạn dễ dàng tập hợp được một nhóm lớn những người tham gia. Tuy nhiên, bạn cần phải cẩn thận. Hãy xác định vai trò và chuyên môn bạn muốn, sau đó tìm những người phù hợp với mô tả đó. Hỏi đồng nghiệp của bạn đề xuất những người có thể tham gia vào buổi brainstorm mà bạn không biết. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng nhóm bạn kết hợp đa dạng hơn, mang lại các quan điểm khác nhau để tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề.
Tận dụng chính khó khăn trong thời gian
Khi làm việc từ xa, thật khó để mọi người có thể lên lịch họp cùng một lúc, đặc biệt khi mọi người ở các múi giờ khác nhau. Tuy nhiên, đối với buổi brainstorm, bạn không cần phải quá lo lắng về việc đó. Bởi vì bạn thực sự không cần tụ họp mọi người cùng nhau để đưa ra những ý tưởng tốt.
Theo lý thuyết tư duy tập thể cho thấy, trong hệ tư tưởng, cá nhân suy nghĩ khác về một vấn đề nếu họ làm việc một mình. Nhưng khi bạn kết hợp nhóm để tạo ra ý tưởng, họ có xu hướng suy nghĩ giống nhau, đưa ra chung cùng một giải pháp.
Vì vậy, hãy bắt đầu quá trình brainstorm bằng cách mỗi người sẽ tự nghĩ ra cho mình các giải pháp tiềm năng hoặc brainstorm trong các nhóm nhỏ. Bạn hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người đều có cơ hội tham gia và có các giải pháp trước. Như chúng tôi đã chia sẻ, một cách để làm điều đó là các nhóm nhỏ ghi chép lại những ý tưởng của họ. Thứ hai là các thành viên trong nhóm gửi những suy nghĩ ban đầu của họ cho bạn và biên soạn chúng trước khi bắt đầu cuộc thảo luận.
Sau đó, chúng ta sẽ thu thập các giải pháp và cả nhóm cùng nhau xây dựng các ý tưởng, đề xuất ban đầu đó. Khi bạn đọc qua danh sách các ý tưởng, bạn cũng có thể thấy rằng một số đề xuất sẽ được hưởng lợi từ chuyên môn của một người chưa tham gia nhóm. Một điều tuyệt vời khi quá trình này kéo dài là nó mang đến cho bạn cơ hội để thu hút những người mới, những người có thể mang lại những quan điểm có giá trị cho vấn đề. Sau đó, bạn có thể tập hợp toàn bộ nhóm để thảo luận về những ý tưởng đầy triển vọng và đạt sự đồng thuận của nhiều người.
Suy nghĩ cụ thể
Theo rất nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng bạn càng ở xa một thứ gì đó trong thời gian, không gian hoặc xã hội, bạn càng suy nghĩ trừu tượng về nó. Điều này được gọi là lý thuyết cấp độ (construal-level theory). Trong một môi trường làm việc từ xa, điều này có nghĩa là bạn thường ở xa các trang web về các vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết. Do đó bạn nghĩ về chúng một cách trừu tượng hơn.
Ban đầu, sự trừu tượng đó có thể là một điều tốt. Nếu bạn bắt đầu với một đại diện chung cho một vấn đề, bạn sẽ tăng khả năng bạn sẽ được nhắc nhở về điều gì đó đến từ một lĩnh vực chuyên môn khác của bạn. Nói cách khác, trừu tượng có thể giúp bạn tìm ra những sự tương tự tốt để cung cấp cái nhìn sâu sắc.
Tuy nhiên, điều nguy hiểm ở đây là bạn như ở trên mây, không đưa ra được giải pháp cụ thể. Như thế thật khó để mọi người xây dựng trên những ý tưởng chung chung.
Hiện tại, chúng tôi đang trải qua quá trình này tại Đại học Texas, khi chúng tôi lên kế hoạch học tập trong đại dịch Covid-19. Tôi đang lãnh đạo nhóm làm việc các dịch vụ học tập của chúng tôi. Trong nhiều tuần qua, chúng tôi đã tạo ra một kịch bản cụ thể kết hợp không chỉ các cuộc gặp trực tiếp và trực tuyến mà còn các yếu tố khác như tận dụng tối đa lớp học.
Mỗi tuần, hơn 250 người bình luận về kịch bản và chỉ ra các vấn đề tiềm ẩn. Điều này không có gì ngạc nhiên bởi vì đây là kịch bản cụ thể. Ví dụ: chúng tôi đang phải đau đầu với việc tìm không gian trong khuôn viên trường cho sinh viên có lớp học gặp mặt trực tiếp. Những học sinh đó sẽ ngồi ở đâu để tham dự lớp học trực tuyến? Chúng ta sẽ không có giải pháp nếu chúng ta không hình dung chi tiết về giải pháp.
Với tình hình hiện tại, các công ty tổ chức sẽ không thiếu những vấn đề khó giải quyết trong thời gian sắp tới. Vì vậy, điều quan trọng ngay lúc này là bạn phải brainstorm ngay cả khi bạn họp trực tuyến hoặc cùng phòng. Những bài học chúng ta học được từ việc brainstorm trong môi trường ảo sẽ phục vụ tốt khi chúng ta đối mặt với chúng một lần nữa.