Khi các doanh nghiệp nghĩ về năng suất, họ thường nghĩ về lợi tức đầu tư (ROI). Mỗi nhân viên đều tiêu tốn một khoản tiền cụ thể, vì vậy công ty cần nhân viên đó tạo ra giá trị vượt quá mức khoản tiêu tốn đó. Tuy nhiên, tôi nhận thấy rằng các doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ có xu hướng nghĩ về năng suất khác nhau, vì hai lý do:
Số lượng công việc vượt quá số người có sẵn để thực hiện chúng. Việc xây dựng một công ty từ đầu cần một lượng lớn công việc của tất cả mọi người tham gia. Thường không có đủ giờ trong ngày để hoàn thành mọi thứ, do đó, năng suất sẽ giảm khi sử dụng thời gian của bạn một cách tối ưu hơn là cố gắng hoàn thành được nhiều công việc càng nhanh càng tốt.
Nguồn tài chính có hạn. Khi nhân viên hiện tại của bạn không thể xử lý nhiều công việc hơn mức có thể giải quyết hợp lý, thì lựa chọn hợp lý nhất là tuyển dụng thêm người mới, nhưng các doanh nghiệp nhỏ và công ty khởi nghiệp đang hoạt động với số vốn hạn chế và không phải lúc nào cũng có đủ nhân sự mới hoặc công cụ tự động để xử lý công việc cho họ.
Vì vậy, làm thế nào bạn có thể tối ưu hóa doanh nghiệp của mình để hoàn thành nhiều việc hơn mỗi ngày mà không cần tuyển dụng thêm người?
Giảm thiểu quá trình giao tiếp
Giao tiếp thường là phần lớn nhất và quan trọng nhất trong hoạt động của một doanh nghiệp. Chúng ta dành hàng giờ mỗi ngày để đọc và trả lời email , nghe thư thoại, nhắn tin, gặp gỡ và trò chuyện với những người khác. Nhiều giờ trong số này là cần thiết và hiệu quả, nhưng một tỷ lệ phần trăm đáng kể cuối cùng lại bị lãng phí.
Tóm lại, các cuộc họp không phải lúc nào cũng cần thiết. Các cuộc gọi điện thoại của bạn thường kéo dài. Bạn bị phân tâm bởi những email và tin nhắn tức thời không quan trọng. Vì vậy hãy giảm thiểu các kênh giao tiếp và đảm bảo rằng bạn dành phần lớn thời gian trong ngày cho công việc tập trung và tận tâm.
Chuyên môn hóa
Trong môi trường khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp nhỏ, sự đa dạng của công việc phải hoàn thành và số lượng người có thể thực hiện hạn chế có nghĩa là bạn và nhân viên của bạn trở thành những người chung chung, mỗi người chịu trách nhiệm đội, nhiều công việc trùng lặp với đồng nghiệp của bạn ' .
Tuy nhiên, các tổ chức hầu như luôn hoạt động hiệu quả hơn khi nhiệm vụ được phân bổ cho các chuyên gia tập trung vào các lĩnh vực chuyên môn đơn lẻ; đây là toàn bộ triết lý đằng sau dây chuyền lắp ráp . Nếu bạn có thể, hãy cố gắng phân công và ủy thác nhiệm vụ một cách nhất quán giữa các nhân viên của bạn, ưu tiên những nhiệm vụ gắn với điểm mạnh và điểm yếu của mỗi cá nhân.
Sử dụng “khối”, “chạy nước rút” và các danh mục con
Mọi người có xu hướng làm việc tốt hơn khi theo dõi và đo lường các mục tiêu nhỏ, dễ đạt được hơn là khi họ cố gắng giải quyết các dự án lớn. Theo đó, bạn nên cố gắng chia các dự án và nhiệm vụ bao quát của mình thành các danh mục con nhỏ hơn. Trong giới lập trình, những đợt nhiệm vụ và mục tiêu ngắn ngủi này được gọi là “nước rút”.
Chúng cũng có thể được mô tả là "khối". Trong mọi trường hợp, khi bạn cấu trúc các mục tiêu và nhiệm vụ của mình theo cách này, bạn sẽ có thể thiết lập các ưu tiên chức năng, thực tế hơn và bạn sẽ dành thời gian làm việc cho những nhiệm vụ quan trọng nhất mỗi ngày.
Nghỉ ngơi
Khi thời gian có hạn và công việc đòi hỏi nhiều công sức, nhiều doanh nhân phải làm việc nhiều giờ, kéo dài cả đêm và cuối tuần. Việc dành nhiều giờ hơn có nghĩa là bạn làm được nhiều việc hơn, nhưng thực sự tốt hơn là bạn nên đầu tư ít nhất một phần thời gian của mình để nghỉ ngơi và giải tỏa tâm lý .
Bản thân làm việc quá sức có thể giúp bạn tăng tổng số nhiệm vụ đã hoàn thành trong thời gian ngắn, nhưng bạn sẽ làm hao mòn bản thân, giảm khả năng nhận thức, thêm căng thẳng cho cuộc sống và có thể khiến bạn có nguy cơ kiệt sức.
Tạm thời ngừng thêm cái dự án mới
Doanh nhân là một nhóm có tham vọng tự nhiên . Mỗi khi họ có một ý tưởng mới, họ sẽ thêm nó vào danh sách các ý tưởng đã có sẵn để sắp xếp. Họ thay đổi hướng thường xuyên và thường cố gắng quá sức.
Đây là điều đáng ngưỡng mộ trong nhiều trường hợp, nhưng nó dẫn đến phong cách làm việc điên cuồng dẫn đến kết quả cuối cùng là hoàn thành ít nhiệm vụ và dự án hơn. Thay vì thêm nhiều thứ vào đống, hãy tập trung vào những gì bạn đã có.
Tìm kiếm sự trợ giúp với chi phí thấp
Cân nhắc tìm kiếm sự trợ giúp chi phí thấp dưới hình thức trợ lý cá nhân hoặc nhà thầu độc lập. Thời gian của bạn là có giá trị và nếu bạn có thể trả những công nhân này ít hơn giá trị thời gian của bạn để giải quyết một số công việc đòi hỏi nhiều thời gian của bạn, họ sẽ đáng để đầu tư.
Bạn hoàn toàn có thể tối ưu hóa thời gian mà bạn và nhân viên của bạn đang chi tiêu theo cách cho phép bạn hoàn thành nhiều việc hơn hàng ngày và hàng tuần. Khi bạn áp dụng các chiến lược này, bạn sẽ nhận thấy danh sách nhiệm vụ của mình dần thu hẹp lại và bạn sẽ tiến gần hơn đến việc xây dựng nguồn doanh thu bền vững mà bạn cần để biện minh cho việc tuyển dụng một nhân viên khác.
Phiên dịch bởi: Findjobs.vn