Với tổng số lượng nhiệm vụ nhân viên phải hoàn thành mỗi ngày là rất lớn. Vì thế, nhiều nhà quản lý nghĩ rằng họ không thể nào theo dõi khối lượng công việc của nhân viên một cách chính xác được. Trong các tổ chức, vấn đề này lại càng trở nên rõ ràng hơn, quản lý rất khó để theo dõi sự chuyển giao công việc giữa các bộ phận.
.jpg)
Một số nhà quản lý và lãnh đạo đã bắt đầu tìm cách để theo dõi thực tế năng suất làm việc của nhân viên. Các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực đã tiến hành nhiều phương pháp không chỉ hiệu quả trong việc theo dõi tình trạng và khối lượng công việc hoàn thành mà nó còn đủ linh hoạt áp dụng được trong nhiều tình huống khác nhau. Các phương pháp dưới đây được tham khảo bởi tám chuyên gia từ Young Entrepreneur về các phương pháp giám sát nhân viên hiệu quả nhất mà họ đã sử dụng. Cùng Findjobs điểm qua nhé!
1. Thuê Những Nhân Viên Chủ Động
Bạn nên thuê những người chủ động, giao cho họ nhiệm vụ phải đạt được kết quả, nó sẽ hiệu quả so với việc bạn quản lý vi mô. Mọi người được khuyến khích nói lên thành công, thách thức và những khó khăn trong việc đạt được mục tiêu để nhận được sự hỗ trợ. Bạn nên khuyến khích nhân viên tận dụng mọi cơ hội đạt được mục tiêu của họ. Và điểm mấu chốt nhất là tất cả mọi người trong công ty đều phải biết rằng bạn coi trọng kết quả chứ không phải lý do bào chữa.
2. Kiểm Tra Thường Xuyên
Bạn nên dành thời gian để kiểm tra thường xuyên. Và lúc đó, hãy hỏi về tiến trình công việc, những vấn đề hoặc thách thức mà họ đang gặp phải. Nếu bạn cảm thấy khó khi gặp trực tiếp, hãy yêu cầu nhân viên thường xuyên gửi bản tóm tắt hàng tuần về các nhiệm vụ và dự án mà họ đã hoàn thành ở các tuần.
3. Sử Dụng Phần Mềm Theo Dõi
Khi công ty của bạn bắt đầu phát triển, bạn không thể nào theo dõi công việc của từng nhân viên được. Thay vào đó, bạn nên sử dụng một công cụ có thể giúp bạn quản lý những việc đó. Có rất nhiều công cụ theo dõi thời gian, quản lý dự án và năng suất nhân viên mà bạn có thể tận dụng. Công cụ và giải pháp quản lý dự án là một sự kết hợp tuyệt vời giúp bạn quản lý nhân viên. Nhân viên của bạn có thể sử dụng công cụ quản lý dự án để trực quan hóa tất cả công việc họ đang làm và thời gian cho mỗi công việc. Khi tận dụng được những điều đó, bạn vừa tập trung cho công việc của mình mà vẫn theo dõi được tiến độ của nhân viên.
4. Hướng Đến Kết Quả Chứ Không Phải Thời Gian Làm Việc
Có rất nhiều nhà quản lý tập trung vào việc quản lý mọi mặt của nhân viên. Với cách quản lý như thế này nó thật sự không chỉ không hiệu quả, mà còn làm cho nhân viên cảm thấy khó chịu. Điều này dẫn đến việc nhân viên mất hứng thú với công việc và canh thời gian chỉ để được về nhà. Bạn nên đặt ra các mục tiêu ngắn hạn, dài hạn cho nhân viên và tập trung vào việc hoàn thành từng dự án thay vì quản lý các hoạt động hàng ngày của họ. Với mỗi mục tiêu, bạn thiết lập các chỉ số hiệu suất để theo dõi tiến độ của dự án. Khi mỗi mục tiêu ngắn hạn được hoàn thành, bạn hãy tuyên dương họ. Điều này giúp nhân viên có động lực và luôn làm việc hướng tới mục tiêu tiếp theo và hoàn thành chúng.
5. Các Cuộc Họp Ngắn Đầu Ngày
Mỗi buổi sáng bạn nên có một cuộc trò chuyện nhóm, mọi người thay phiên nhau chia sẻ thông tin như: ưu tiên hàng đầu của bạn cho ngày hôm nay là gì? Bạn đang gặp vấn đề gì? Nếu bạn gặp khó khăn, bạn sẽ tiếp cận với ai? Với cách này, mọi người đều biết các thành viên trong nhóm đang làm việc gì. Các thành viên lắng nghe kế hoạch của nhau và giúp đỡ khi thích hợp. Nó giúp gia tăng sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm, không ai sẽ ái ngại nói lên vấn đề họ gặp phải, nâng cao nhận thức về vấn đề và phản ứng nhanh chóng với sự thay đổi.
6. Giao Trách Nhiệm Chứ Không Giao Nhiệm Vụ
Thay vì giao nhiệm vụ, bạn nên giao trách nhiệm. Trách nhiệm của nhân viên được đo lường thông qua một bộ KPI và mỗi KPI giúp xem liệu nhân viên có đang đi đúng hướng và làm việc hiệu quả hay không. Ví dụ: với một copywriter, họ chịu trách nhiệm tạo nội dung chất lượng trên website dẫn đến doanh số. KPI cho trách nhiệm này là lượng nội dung được tạo hàng tháng và tỷ lệ chuyển đổi cho mỗi trang. Cả hai này đều dễ dàng đo lường được và nó giúp chúng ta tiết kiệm thời gian cho việc đánh giá từng bài viết. Mỗi tháng hoặc hai tuần, chúng tôi có thể kiểm tra xem liệu họ có đạt được kết quả đầu mong muốn hay không và theo dõi hiệu quả của bài viết của họ. Nếu họ đang hoạt động kém, thì chúng ta dành thời gian xem xét lại hệ thống và chất lượng công việc của họ.
7. Theo Dõi Năng Suất
Bạn nên tổ chức cuộc họp hàng tuần để xem xét lại các hoạt động ở tuần trước và xem xét lại năng suất của mình. Chúng ta theo dõi thời gian của mình với một bảng tính công suất hoạt động mỗi tuần một lần. Bảng tính năng suất mô tả chính xác về cách mỗi người dành thời gian cho công việc.
Với những bí quyết trên đây. Finjobs tin rằng bạn có thể kiểm soát công việc nhân viên của mình một cách tốt nhất rồi nhé!
Phiên dịch bởi: Findjobs.vn