Sự bùng nổ lần 2 của đại dịch Covid đã buộc các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải lãnh đạo nhóm của họ thông qua các công nghệ trực tuyến. Nhưng công nghệ không giống như việc gặp mặt trực tiếp trong các cuộc họp . Mặc dù ảo có nhiều lợi ích, nhưng nó đòi hỏi nhiều người trong chúng ta phải làm nhiều việc hơn vừa phải phân chia sự chú ý của chúng ta cho các hoạt động khác. Việc tham gia nhóm của bạn không nhất quán? Chỉ một vài thành viên tham gia và gắn bó? Hãy bỏ qua các thành viên trong nhóm không thích hợp trong các cuộc họp hội nghị truyền hình bằng các mẹo này.
Cần chỉ định các vai trò trước
Một cách để thu hút nhóm của bạn là sử dụng các vai trò được chỉ định trước. Một trong những vai trò như vậy là người mang đến sự vui vẻ, người chịu trách nhiệm về niềm vui trong nhóm. Họ có thể phá bức tường ngăn cách vô hình hoặc chơi một bài hát chủ đề khi bắt đầu mỗi cuộc họp. Hãy để trí tưởng tượng của họ hoạt động cuồng nhiệt với những cách để giải trí trong cuộc gọi Zoom, sau đó hãy để niềm vui bắt đầu!
COO, hoặc Giám đốc tổ chức , chịu trách nhiệm ghi chép trong cuộc họp. Chúng nên chuẩn bị mọi câu hỏi chưa được trả lời, yêu cầu đặc biệt, nhu cầu khẩn cấp, ý tưởng được thảo luận, tham dự và bất kỳ vấn đề quan trọng nào khác được đưa ra. Họ nên theo dõi với một bản tóm tắt về nhóm sau đó.
Chỉ định Giám đốc điều hành, hoặc Giám đốc sự kiện , hỗ trợ trưởng nhóm vào các dịp sinh nhật, lễ kỷ niệm, sự kiện trong đời, v.v. sắp tới. Trưởng nhóm nên làm việc với Giám đốc điều hành để xác định sinh nhật sắp tới và các dịp đặc biệt, sau đó đảm bảo nhận ra những cá nhân đó trong cuộc họp.
Trước cuộc họp nhóm tiếp theo của bạn, hãy hỏi từng thành viên cụ thể trong nhóm xem họ có muốn được giao một vai trò mới không. Thay vì để họ chọn vai trò của mình, tôi thấy tốt nhất là bạn nên xác định vai trò trước. Ví dụ, tôi có thể yêu cầu một người nhút nhát làm giám đốc tài chính. Họ luôn có tùy chọn để nói có hoặc không, nhưng bạn đang cho phép họ bước ra ngoài vùng an toàn của họ.
Các vai trò nên được luân chuyển hàng tuần để cho phép mọi người trải nghiệm từng vị trí. Các thành viên trong nhóm của bạn thậm chí có thể nhận ra những điểm mạnh mà họ không biết là họ đang có.
3 cách để duy trì mức độ tương tác và tỷ lệ tham dự cuộc họp cao
1. Xây dựng tính nhất quán. Cố gắng giữ nguyên ngày, giờ và định dạng như trước. Nếu cuộc họp nhóm hàng tuần của bạn diễn ra vào mỗi thứ Hai lúc 9 giờ sáng, hãy tuân thủ lịch trình đó càng nhiều càng tốt, nó giúp mọi người hình thành thói quen. Và cũng giống như khi bạn gặp nhau tại văn phòng, điều quan trọng là mọi thành viên trong nhóm phải tham dự để mọi người đều ở trên cùng một nơi và nhận được thông tin giống nhau. Cũng như trước đây, nếu cuộc họp phải dời lại hoặc thay đổi, các thành viên nên điều chỉnh lịch trình của mình cho phù hợp.
2. Giao tiếp theo những cách khác nhau. Mỗi chúng ta giao tiếp khác nhau. Một số thích gọi điện thoại hoặc nhắn tin; những người khác thích email hơn . Hãy làm cả ba! Trước cuộc họp nhóm của bạn:
- Gửi email với những điểm nổi bật trong chương trình làm việc, ngày và giờ của cuộc họp, thậm chí có thể là một câu trích dẫn hoặc meme khích lệ hoặc động viên.
- Gửi tin nhắn khi bạn gửi email.
- Gửi lời mời trên lịch trình chung.
- Nếu bạn thấy ai đó không trả lời hoặc chấp nhận cuộc họp, hãy thử gọi điện cho họ.
3. Gửi lời nhắc và theo dõi. Thật dễ dàng để quên đi một cuộc họp ảo khi có quá nhiều điều phiền nhiễu khi chúng ta làm việc tại nhà. Đã có lúc tôi từng có ý định tham gia một cuộc họp nhưng bị phân tâm. Sau đó, tôi nhận ra, "Ồ, không, tôi đã bỏ lỡ cuộc họp." Để tránh điều này, lời khuyên của tôi là gửi lời nhắc một ngày trước cuộc họp của bạn, một giờ trước cuộc họp, và email hoặc tin nhắn “Chúng tôi đang làm việc” với tất cả thông tin liên quan khi cuộc họp bắt đầu.
Có thể nhóm của bạn đã từng không cần nhắc nhở hoặc theo dõi, hoặc có thể bạn không thoải mái khi làm như vậy, nhưng đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một nơi là điều tốt nhất cho mọi người tham gia. Điều đó đang được nói, đó là ranh giới tốt giữa theo dõi và quản lý vi mô. Đảm bảo các hoạt động theo dõi của bạn diễn ra nhanh chóng và đơn giản, đồng thời đảm bảo các thành viên trong nhóm của bạn biết rằng bạn đang cố gắng duy trì đội ngang bằng, chuẩn bị sẵn sàng và sẵn sàng phát huy.
Phiên dịch bởi: Findjobs.vn