Theo Myke Myatt, một chuyên gia tư vấn về lãnh đạo và quản trị nhân sự, tác giả của cuốn sách Leadership Matters… The CEO Survival Manual (tạm dịch: Cẩm nang không thể thiếu của CEO), một cây bút thường xuyên của tạp chí Forbes, sự khác biệt giữa một vị sếp giỏi và một nhà quản lý bình thường là ở khả năng tập trung.
Myatt cho rằng sự tập trung không phải là một kỹ năng mà là một quyết định. Đó là sự chọn lựa tập trung hay không tập trung trong công việc. Các nhà lãnh đạo thường đổ lỗi cho sự sao nhãng trong công việc là kết quả của sự mệt mỏi và chán nản. Khi không tìm thấy niềm vui trong công việc, một người có khuynh hướng mất tập trung. Tình trạng này chắc chắn sẽ không có lợi cho bản thân nhà lãnh đạo cũng như công ty.
Nhưng tập trung “cho có” cũng không giải quyết được việc gì. Một khi đã học cách tập trung, nhà lãnh đạo cần phải học cách tập trung vào đúng sự việc, đúng lý do và đúng thời điểm. Không nên tự đánh lừa bản thân bằng cảm giác đang tập trung cho công việc nhưng thật ra nhà lãnh đạo đang phân tâm cho nhiều điều khác.
Các nhà lãnh đạo hiệu quả chỉ tập trung vào một số hoạt động có tính ưu tiên cao nhất thay vì liên tục chuyển từ công việc này sang công việc khác. Họ không bị cuốn hút theo nhiều công việc. Họ cũng không sống với cảm giác rằng mình là người đa năng và hữu dụng. Họ chọn cách dùng hết các nỗ lực của mình để hoàn thành một số mục tiêu có tầm ảnh hưởng lớn nhất đối với tổ chức.
Tuy nhiên, trên thực tế có không ít nhà lãnh đạo thường khó tập trung trong công việc. Theo Myatt, điều này có thể do một số nguyên nhân sau.
Thứ nhất, các nhà lãnh đạo không có kỷ luật và sự kiên định để làm những việc cần thiết và quan trọng mà chỉ chọn những việc thuận lợi và hấp dẫn. Họ cũng sẵn sàng chạy theo những công việc giúp họ bảo vệ được vị trí lãnh đạo của mình chứ không quan tâm nhiều đến các kết quả thực chất trong công việc.
Thứ hai, những nhà lãnh đạo thành công thường là những người rất cá tính, dồi dào sinh lực, sáng tạo, thông minh và thiên về hành động. Với cá tính mạnh cộng với nhịp độ nhanh của môi trường kinh doanh hiện nay thì ngay cả các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tài giỏi nhất cũng có thể bị rơi vào cái bẫy của sự mất tập trung, từ đó giảm hiệu quả công việc.
Nguyên nhân cuối cùng, các nhà lãnh đạo thiếu một phương pháp làm việc có kỷ luật và được lập trình khoa học.
Myatt chia sẻ bốn bí quyết sau đây giúp nhà lãnh đạo duy trì sự tập trung trong công việc:
- Xác định một tầm nhìn rõ ràng. Nhà lãnh đạo hiểu rõ điều gì là quan trọng đối với mình, tại sao mình đang làm công việc hiện tại. Khi có được một tầm nhìn rõ ràng, nhà lãnh đạo sẽ biết được mục đích và các ưu tiên trong công việc.
- Các kế hoạch kinh doanh mang tính chiến thuật. Myatt luôn vạch ra các kế hoạch kinh doanh mang tính chiến thuật cho chín mươi ngày dựa trên việc thực hiện các mục tiêu giúp ông đi gần hơn đến tầm nhìn của mình. Theo Myatt, khi đạt được từng bước phát triển vững chắc trong từng công việc nhỏ, các nhà lãnh đạo sẽ có động lực và niềm tin để thực hiện những mục tiêu lớn.
- Quản lý các nhiệm vụ. Myatt chia sẻ rằng trong hơn hai mươi năm qua, ông luôn có thói quen cập nhật danh sách các nhiệm vụ, công việc phải làm vào đầu một ngày làm việc mới. Các nhiệm vụ này được vạch ra dựa trên các kế hoạch kinh doanh chiến thuật nói trên. Đơn giản, thực tế và hiệu quả là những tiêu chí để quản lý các nhiệm vụ hằng ngày.
- Kiểm tra tiến độ thực hiện các công việc thường xuyên. Myatt khuyên rằng, điều quan trọng là nhà lãnh đạo phải tự hỏi mình, ít nhất mỗi giờ một lần, rằng đã làm được gì và có thật sự làm một cách hiệu quả những công việc trong danh sách các nhiệm vụ đã vạch ra cho từng ngày hay chưa. Nếu cảm thấy chưa ổn thì nên sắp xếp lại hoặc hủy bỏ một số công việc không quan trọng để tập trung vào những công việc cần ưu tiên. Thực tế cho thấy, chính những người chủ quan cho rằng mình là một người làm việc hiệu quả nhưng thực tế thì không phải vậy thường hay gặp rắc rối trong công việc. Nguyên nhân chính là họ không thường xuyên kiểm tra lại tiến độ thực hiện các công việc.