Là một người làm Nhân sự lâu năm, bạn có thể nghĩ rằng Coach là một việc mà không phải của mình – đó là giúp cho các Quản lý, Giám đốc điều hành nâng cao năng lực và kiến thức của họ trong lĩnh vực Nhân sự, cũng như cách ứng xử với mọi người trong Công ty.
Nếu bạn cảm thấy như vậy, bạn được khuyến khích suy nghĩ lại. Các “Kỹ năng Huấn luyện” hay còn gọi là “Coaching Skill” được thực hành một cách chuyên nghiệp của một người làm Nhân sự nội bộ chính là tiềm năng của cuộc cách mạng hóa mối quan hệ với các cấp Quản lý và Giám đốc điều hành trong Tổ chức. Coaching là một dạng Kỹ năng đặc biệt và quan trọng cần có của một người làm Nhân sự nội bộ, công việc và kỹ năng đó sau đây được gọi tắt là “HR Coach”.
Huấn luyện – Coaching
Coaching là hành động cung cấp phản hồi — trước đây thường được cho là là kỹ năng dành cho Giám đốc điều hành, Quản lý cấp cao — về cách đạt được năng lực tốt nhất trong vai trò lãnh đạo tổ chức của họ. Với tư cách là một HR Coach, các chuyên gia Nhân sự sẽ làm là lắng nghe tích cực thông qua việc cung cấp kết quả kiểm tra, để giúp nêu bật điểm mạnh và điểm yếu của nhà quản lý. Đây là điều mà các Nhân sự nội bộ của các Doanh nghiệp Việt Nam chưa mạnh dạn làm.
Lắng nghe tích cực đòi hỏi người nghe phải hoàn toàn tập trung vào những gì đang được chia sẻ, hiểu ngữ cảnh và nội dung phụ của bài phát biểu, đồng thời phản hồi phù hợp với người nói. Họ có thể sử dụng kỹ thuật phản chiếu và ngôn ngữ cơ thể để đảm bảo rằng họ đang nhận được thông điệp chính xác từ người nói.
Trong khi một nhà Business Coach thường làm việc với các nhà quản lý tiềm năng cấp cao về chiến lược kinh doanh, thì HR Coach cũng hoàn toàn có thể làm việc với mọi người quản lý và giám sát ở mọi cấp độ trong tổ chức để giúp chiến lược đó được thực thi một cách tốt nhất. Đó là điều khiến vai trò của HR Nhân sự trở nên đầy thách thức nhưng mang lại cực kỳ nhiều giá trị cho tổ chức.
Vai trò của Nhân sự truyền thống
Vai trò của người làm Nhân sự truyền thống tập trung vào việc giúp các nhà quản lý giải quyết các vấn đề và cơ hội về mặt tổ chức. Cũng có nhiều Nhân sự nội bộ đã làm khá tốt vai trò của một Coach như luôn cung cấp phản hồi cho các nhà quản lý về tác động của phong cách cá nhân và hành vi của họ đối với những người khác, nhưng số lượng các HR tiềm năng này thật sự không nhiều.
Khi đóng vai trò là một HR Coach, bạn có thể yêu cầu một nhà Lãnh đạo phản hồi về cách bạn xử lý một tình huống cụ thể, đưa ra những câu hỏi khó, hoặc đưa ra lời khuyến nghị về những hành động có thể hiệu quả hơn cách mà người quản lý đã chọn. Khi đó, mọi người sẽ có những phản ứng khác nhau đối với các phản hồi, và ngay cả những từ được lựa chọn cẩn thận nhất cũng có thể tạo ra phản ứng tiêu cực không mong muốn. Do vậy, để trở thành một “HR Coach” cần thực hành là cần học hỏi về Kỹ năng Coaching cơ bản, để bạn có thể pha trộn giữa quan sát khéo léo với sự thẳng thắn sẽ giúp người quản lý phát triển năng lực của họ để lãnh đạo mọi người và phát triển các nhân viên bên dưới họ trở nên xuất sắc hơn.
Vai trò Coach của HR
Trong vai trò HR Coach – điều mà các Nhân sự chuyên nghiệp được khuyến khích theo đuổi – Nhân sự sẽ hợp tác với cấp Quản lý và tập trung đặc biệt vào sự phát triển của người Quản lý đó. Rất ít Nhân sự nội bộ đang làm việc trong lĩnh vực huấn luyện mới này làm được vai trò này, và chính vì vậy chúng ta thấy hiện nay các Doanh nghiệp thường xuyên thuê các Coach và Chuyên gia tư vấn từ bên ngoài.
Trên thực tế, các Doanh nghiệp không phải lúc nào cũng cần thuê sự trợ giúp từ bên ngoài nếu các Nhân sự nội bộ của họ đã sẵn sàng để đảm nhận vai trò như một HR Coach này. Một Nhân sự nội bộ đang bỏ lỡ cơ hội nâng cao nghề nghiệp nếu họ từ chối phát triển các Kỹ năng để trở thành một HR Coach trong tương lai, nó không những là yêu cầu cần mà còn là một kỹ năng bắt buộc phải có khi ứng tuyển vào vị trí HR của một Doanh nghiệp.
Khi HR thực hiện quá trình Coach 1:1 có thể giúp các Coachee là các nhà Quản lý giảm đi những căng thẳng, cải thiện giải quyết xung đột, giúp đạt được các mục tiêu phát triển cá nhân cũng như mục tiêu KPI của cấp Quản lý. Kỹ năng Coaching cũng đặc biệt hữu ích sau khi một Quản lý nào đó được bổ nhiệm, thăng chức, điều chuyển sang các vị trị mới. Hoặc khi Công ty có một Giám đốc điều hành mới, HR Coach có thể giúp cho vị CEO này nhanh chóng nắm bắt và hiểu được hệ thống và con người của tổ chức. Một khi niềm tin được thiết lập, HR Coach cũng mang lại cho giám đốc điều hành một nơi an toàn để chia sẻ, trao đổi và thậm chí “gánh chịu” những chia sẻ mang tính bức xúc – và HR Coach hãy xem đây là một trách nhiệm trong công việc của mình dành cho CEO.
Theo Christina Zelazek, SPHR, HRD của Mennonite Home of Albany chia sẻ về vai trò cơ bản của HR Coach là Sự tin tưởng “Một Giám đốc điều hành có thể cảm thấy xấu hổ khi thừa nhận rằng mình cần giúp đỡ hoặc lo lắng rằng Nhân sự nội bộ ấy có thể nói với những người khác trong tổ chức. Người làm HR Coach chuyên nghiệp phải cực kỳ đáng tin cậy đối với các nhà điều hành. Và kỹ năng cần có của một HR Coach sẽ giúp bạn có được sự tín nhiệm trong Ban giám đốc từ cách bạn hành xử bản thân, từ những ý tưởng mà bạn có, và sự hiểu biết về chiến lược phát triển Công ty.”
Bạn cũng đừng mong đợi mình bỗng dưng được trở thành HR Coach – trừ khi bạn là người được huấn luyện, có bằng cấp, có danh tiếng và vị thế trong tổ chức. Những kỹ năng hàng ngày của bạn càng ngày càng phát triển và hữu ích cho người khác. Người được tham gia vào quá trình Coach luôn mong chờ bạn luôn quan tâm đến lợi ích tốt nhất của họ và luôn duy trì tính bảo mật. Đó là cách duy nhất mà HR Coach có thể mong đợi các nhà quản lý và giám đốc điều hành tìm kiếm sự tương tác trong lúc Coach.
Kỹ năng và kiến thức của HR Coach
Một trong những yếu tố quan trọng nhất mà Nhân sự nội bộ cần phải có là các Kỹ năng của một vai trò làm Coach, cho dù kiến thức chuyên môn họ khá giỏi, nhưng cách tiếp cận kém phù hợp không thể giúp cho vai trò của họ trở nên đáng tin cậy và giúp ích cho đối phương. Họ thiếu chắc chắn, mơ hồ, không tự tin khi giao tiếp hoặc đặt câu hỏi cho các Quản lý, đôi khi gặp người lớn tuổi hơn và nhiều kinh nghiệm hơn bỗng dưng họ trở thành như một người rất non nớt từ phòng Nhân sự đang đi thu thập thông tin. Với thái độ đó thì bạn không đủ trở thành người đáng tin cậy, bạn chưa phải là nơi lưu giữ những thông tin mật cần thiết. Đó là một trong những lý do khiến các Nhân sự nội bộ không thu hút được sự tương tác và xây dựng được mối quan hệ với các Khách hàng nội bộ.
Ngoài vấn đề phải bảo mật thông tin, HR Coach phải cung cấp cho CEO những đóng góp và phản hồi về tình hình nhân sự cho tổ chức, để giúp CEO phát triển hơn nữa tiềm năng của nhóm Quản lý cấp trung và chiến lược phát triển đội ngũ Nhân sự bên dưới.
Các HR Coach phải am hiểu về các cuộc khảo sát và các công cụ giao tiếp để cung cấp những thông tin phản hồi khách quan cho người quản lý. HR Coach thường thay thế cho việc đào tạo những cá nhân thăng tiến trong sự nghiệp của họ. Vì vậy, các HR Coach phải thông thạo về lý thuyết và thực hành trong cả tâm lý và quản lý hành vi.
HR Coach cũng phải biết về và có quyền truy cập vào nhiều nguồn tài nguyên khác nhau cho CEO. Các chiến lược thiết lập mục tiêu, theo dõi, tổ chức và các kỹ năng giao tiếp nâng cao là cần thiết để HR Coach thành công trong việc hỗ trợ cho CEO và các Quản lý cấp trung. Do đó, họ phải luôn có ý thức cải thiện, trau dồi kiến thức và kỹ năng của mình bằng cách liên tục học hỏi.
Ngoài việc Coach cho các Quản lý
HR Coach có thể đóng vai trò là nguồn lực để điều phối và thống nhất quá trình Training & Coaching của cả tổ chức. Bạn có thể giám sát việc xây dựng các nguồn ngân sách, nguồn lực đào tạo, kiểm tra thông tin của các huấn luyện viên bên ngoài, hỗ trợ việc đo lường và đánh giá kết quả của đào tạo và huấn luyện.
HR Coach cũng có thể bổ sung thêm các khái niệm và phân biệt về các hình thức Coaching, Mentoring, Training, Conselling hay Consulting để giúp Ban điều hành hiểu tầm quan trọng của việc cần đầu tư và sử dụng chính họ để trở thành những người hỗ trợ cho nhân viên để nâng cao kiến thức và năng lực của tổ chức.
Job Coach hay Career Coach cũng là một nhiệm vụ không thể thiếu khi trong vai trò của một người làm Nhân sự hiện đại ngày nay.