Nhiều người vẫn nói văn phòng là ngôi nhà thứ hai, nhưng theo tôi, đó mới là "chính thất". Bởi trung bình một người có 8 - 10 giờ làm việc trong một ngày, nếu trừ ra thời gian ngủ thì dân văn phòng chỉ còn khoảng 4 - 5 giờ ở nhà. Do đó, dù muốn hay không, điều kiện văn phòng làm việc sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công việc và cuộc sống.
Trong khảo sát về "Nơi làm việc tốt nhất Việt Nam" của Anphabe, văn phòng đẹp có thể không phải là yếu tố hàng đầu khi người đi làm chọn việc như lương, thưởng, cơ hội phát triển, nhưng đó sẽ là yếu tố quan trọng trong việc gắn kết và giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp.
Đầu tư một văn phòng đẹp, hiện đại, công ty có thể cung cấp cho nhân viên các lợi ích về chất lượng công việc và cuộc sống, năng suất lao động, sự gắn kết của nhân viên với công ty, và quan trọng nhất là gia tăng sức hấp dẫn của thương hiệu nhà tuyển dụng trong mắt nhân viên và nhân tài mục tiêu. Đây là lý do nhiều công ty tại Việt Nam chú trọng xây dựng văn phòng đậm tính thẩm mỹ nhằm tạo ra nhiều giá trị hữu ích cho nhân viên.
Tác động đến sức khỏe thể chất...
Những yếu tố như ánh sáng, không khí, nhiệt độ, máy móc thiết bị, tiếng ồn và cách bố trí khu vực giữa các phòng ban... sẽ tác động trực tiếp tới sức khỏe thể chất của nhân viên. Một văn phòng giải quyết tốt những vấn đề cơ bản trên sẽ giúp nhân viên khỏe mạnh.
Các giám đốc nhân sự đã chia sẻ nhiều với tôi về ý nghĩa của việc xây dựng môi trường làm việc. "Sức khỏe của nhân viên luôn được đặt lên hàng đầu, vì thế, chúng tôi đầu tư văn phòng với không khí, độ ẩm phù hợp, toàn bộ không gian làm việc được thiết kế bằng kính trong suốt nhằm lấy ánh sáng từ thiên nhiên, tạo cảm giác rộng rãi, thoáng đãng.
Là công ty thuộc ngành hàng chăm sóc sức khỏe, Sanofi mang vào nơi làm việc những thảm thực vật, cây xanh nhiều loại, tạo không khí trong lành, giải tỏa căng thẳng. Màu xanh lục khiến nhân viên cảm thấy nhẹ nhõm, thư giãn, giúp nhân viên khỏe mạnh, tránh các bệnh hô hấp thường gặp", chị Huỳnh Thụy Mai Phương - Giám đốc nhân sự Công ty Sanofi Việt Nam cho biết.
Một vấn đề quan trọng nhưng ít được chú ý là chất lượng bàn ghế. Đôi khi người ta chỉ chú ý đến kiểu dáng, màu sắc, hay bị chi phối bởi giá cả mà bỏ quên chất lượng. Đó là nguyên nhân gây ra nhiều căn bệnh phổ biến cho giới nhân viên văn phòng như thoái hóa cột sống, đốt sống cổ, thoát vị đĩa đệm...
Một xu hướng mới là thiết kế văn phòng theo cách khuyến khích nhân viên có các hoạt động thể chất. Trong chuyến làm việc với Công ty Sanofi gần đây, tôi được biết thêm một điểm thú vị: ngoài xây dựng phòng tập thể dục, Công ty còn yêu cầu nhân viên đi thang bộ nếu chỉ di chuyển trong phạm vi 1 - 2 tầng.
Song song đó là bố trí máy in, máy photocopy, nước uống cách xa phòng làm việc để tạo điều kiện cho nhân viên dịch chuyển như là một cách đi bộ thể dục. Việc này đồng thời cũng tạo khoảng nghỉ cần thiết trong những giờ làm việc căng thẳng.
... Và sức khỏe tinh thần
Tâm trạng con người bị ảnh hưởng rất nhiều bởi những gì nhìn thấy. Buổi sáng bước vào khu vực lễ tân công ty với nhiều màu sắc nhẹ nhàng, tươi sáng sẽ tạo cảm giác hứng khởi cho nhân viên bắt đầu ngày làm việc. Văn phòng luôn được sắp xếp gọn gàng, có khí trời sẽ giúp tránh mệt mỏi, buồn tẻ trong cả ngày dài.
Nhiều nhân sự vẫn hay than phiền với tôi về không gian làm việc có quá nhiều tiếng ồn khiến họ không thể tập trung. Vì vậy, tôi nghĩ xây dựng văn phòng đẹp đã tốt, nhưng nếu biết cách quản trị tiếng ồn nơi công sở sẽ mang lại hiệu quả nhiều hơn.
Muốn vậy, hãy kiểm tra xem hệ thống cách âm, thiết kế lối đi, phân chia khu vực cho từng phòng ban, bố trí máy móc, thiết bị đã hợp lý chưa, để mọi người không bị chi phối bởi những tác động bên ngoài.
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống rất quan trọng, vì thế, xây dựng những không gian thư giãn phù hợp để nhân viên có thể nghỉ ngơi hoặc vui chơi cũng đang là xu hướng mới. Không phải ngẫu nhiên mà Google cung cấp cho nhân viên những chiếc ghế ngủ tại văn phòng.
Trong lần đến thăm văn phòng Công ty Philip Morris Việt Nam gần đây, tôi ngạc nhiên khi biết họ dành hẳn một căn phòng xinh xắn cho trẻ con ngay tại Công ty.
Bà Võ Kim Loan - Giám đốc phát triển tổ chức của Philip Morris chi nhánh TP.HCM chia sẻ, tuy không nhiều nhân viên nhưng Công ty cũng đầu tư nơi giải trí cho con em họ để tạo sự yên tâm cũng như tinh thần phấn chấn vì giúp họ vừa làm việc hiệu quả, vừa có thể chăm sóc con cái.
Nâng cao văn hóa doanh nghiệp
Văn phòng là "tiếng nói văn hóa" của một doanh nghiệp. Cách thức trang trí và thiết kế văn phòng thể hiện giá trị của tổ chức. Ví dụ, một văn phòng mà sếp ngồi rất xa nhân viên, phòng của sếp rất sang trọng trong khi nhân viên chen chúc trong những khu vực chật hẹp thì không thể nói doanh nghiệp có cách cư xử công bằng.
Vì thế, trong lần cải tạo văn phòng vừa qua của Công ty Prudential Việt Nam, vị CEO của công ty này đã quyết định chọn chỗ ngồi làm việc cùng với nhân viên. Với không gian mở, không phân định sếp và nhân viên đã nói lên sự cởi mở, tôn trọng và năng động.
Được làm việc trong một văn phòng đẹp cũng là niềm tự hào của tất cả nhân viên, hãy biến văn phòng trở thành yếu tố hấp dẫn của thương hiệu nhà tuyển dụng. Các lợi ích từ một văn phòng hoàn mỹ là lời khẳng định rõ ràng về sự quan tâm và đầu tư cho chất lượng cuộc sống của nhân viên.
Bà Nguyễn Tâm Trang - Phó chủ tịch phụ trách nhân sự Unilever Việt Nam cho biết, việc này vẫn được Unilever Việt Nam duy trì hằng năm thông qua nhiều hoạt động như phát động các cuộc thi trang trí văn phòng làm việc, tổ chức chương trình tham quan văn phòng hay đẩy mạnh hình ảnh qua các kênh truyền thông...
Xây dựng một văn phòng "thông minh" đều hướng đến 3 giá trị thể chất, tinh thần cho nhân viên và nâng cao văn hóa doanh nghiệp. Sự đầu tư cho nhân viên không bao giờ là lãng phí, như câu nói của Thủ tướng Anh Churchill: "Chúng ta định hình các tòa nhà và sau đó chúng sẽ định hình tương lai của chúng ta".