Steve Taylor - một cây bút của cộng đồng nhân sự SHRM toàn cầu - đã chia sẻ về việc quản lý các thực tập sinh tại doanh nghiệp như sau: “Một sinh viên hoặc nhân viên mới tốt nghiệp có xu hướng tạo ấn tượng. Khi chân ướt chân ráo đến với doanh nghiệp trong thân phận người thực tập, họ luôn là một đối tượng để doanh nghiệp đánh giá mức độ tiềm năng”.
Nhiều doanh nghiệp không dành ngân sách để trả lương cho diện thực tập sinh, vậy nên tâm lý “không đòi hỏi gì” xem ra khá phổ biến ở diện này. Tuy nhiên, Steve Taylor có 6 lưu ý các nhà quản lý nhân sự:
- Việc đào tạo, ngay cả khi có sử dụng các phương tiện của doanh nghiệp, được xem giống như lúc người thực tập đang học ở trường của họ.
- Việc được đào tạo là quyền lợi của người thực tập.
- Người thực tập không thay thế được cho nhân viên, mà làm việc dưới sự quan sát của nhân viên.
- Doanh nghiệp không có được những lợi ích trực tiếp từ hoạt động của người thực tập, đôi khi hoạt động của doanh nghiệp còn bị cản trở bởi việc thực tập này.
- Người thực tập không cần nắm giữ một công việc nào khi kết thúc giai đoạn thực tập.
- Doanh nghiệp và người thực tập đều hiểu là người thực tập thì không có tiền lương cho thời gian được doanh nghiệp đào tạo.
Nếu hai bên thống nhất được các điều nêu trên thì người thực tập trở thành “học viên” nên mọi ràng buộc về quyền lợi và tiền lương sẽ không gây khó khăn cho doanh nghiệp.
Tốt nhất là doanh nghiệp chủ động xây dựng trước một quy chế về nhận và sử dụng người thực tập phù hợp với luật pháp và các thông lệ tốt.
Dù không có tiền lương nhưng theo Steve Taylor thì số lượng người xin thực tập đang tăng lên. Trong một cuộc khảo sát gần đây của website của Internships.com (hai phần ba trong số hơn 300 trường cao đẳng và đại học được khảo sát), các chuyên viên trong các trung tâm nghề nghiệp cho biết số đơn xin thực tập tại đơn vị của họ tăng so với trước. Nhiều nơi cho biết số thực tập có lương là thấp so với không lương.
Doanh nghiệp sẽ phải kết hợp với các yêu cầu của nhà trường của người đến thực tập về các nội dung mang tính thực tập có liên quan đến học thuật. Nếu nội dung loại này càng nhiều thì ý nghĩa của việc làm “không lương” càng cao, và doanh nghiệp sẽ không áy náy gì về cách ứng xử này.
Khi đó, việc thực tập được nhìn nhận như một hình thức đào tạo với các điều kiện làm việc “thực” tại doanh nghiệp. Nhưng đôi khi các yêu cầu về nội dung thực tập "chống lại" môi trường làm việc hiện hành của doanh nghiệp.
Những chuyên gia nghiên cứu về thực tập này đã nêu ra ý tưởng: Người thực tập được cho phép quan sát mọi khía cạnh của các công việc thực tế diễn ra tại doanh nghiệp, chỉ riêng việc đó đã đáng giá đối với họ.
Họ chỉ cần ghi nhận, sắp xếp và mô hình hóa những hoạt động thực tiễn là đã trở thành một kết quả thực tập có ý nghĩa.
Riêng ý kiến của giới quản lý nhân sự và các luật sư thì có lời khuyên là giữa doanh nghiệp và người thực tập nên có hình thức hồ sơ thỏa thuận ghi rõ những gì mà người thực tập kỳ vọng lĩnh hội được trong một kỳ thực tập không lương.
Như vậy, người thực tập sẽ làm việc trong một môi trường ít nhiều có sự giám sát, có các tài liệu ghi nhận hoạt động của họ như các biên bản, email và các tài liệu liên quan khác phát sinh khi họ làm các công việc thực tập.
Ví dụ như kế hoạch cho các buổi đào tạo, các buổi thảo luận mà người thực tập được tham dự với nhân viên của doanh nghiệp và cả những ý kiến của người giám sát họ trong thời gian thực tập. Chỉ như vậy thì “thực tập” mới mang ý nghĩa một kỳ đào tạo có giá trị thực tiễn cho thực tập sinh.