Cung cấp một môi trường thực sụ hỗ trợ cho nhân viên mới, đặc biệt là trong điều kiện như đại dịch toàn cầu, là điều cần thiết hơn bao giờ hết. Dưới đây là một số lời khuyên về cách tiếp cận nhân viên từ xa để họ cảm thấy thoải mái, gắn bó và tràn đầy cảm hứng.
Trong những đề xuất này, hãy đảm bảo cung cấp nhiều cơ hội để nhân viên phản ánh về trải nghiệm ảo của chính họ khi họ tiếp tục. Yêu cầu phản hồi thường xuyên và khuyến khích họ ghi nhật ký để theo dõi sự tiến bộ của họ.
Dưới đây là một số đề xuất để giúp bạn đi đúng hướng khi onboarding nhân viên từ xa.
1. Tìm hiểu và học hỏi
Nếu bạn muốn hiểu cách tiếp cận nhân viên từ xa một cách hiệu quả, bạn chỉ cần hỏi! Hỏi nhóm của bạn, một tổ chức đối tác hoặc bất kỳ ai mà bạn đã làm việc trước đó.
Nếu bạn đã làm việc trong môi trường làm việc từ xa được một thời gian, bạn có thể có một số kênh giao tiếp đã được thiết lập. Ngay từ đầu, bạn hãy hiểu rõ về:
Các kênh liên lạc ưu tiên
- Cân nhắc thời gian
- Văn hóa nơi làm việc ảo và cơ cấu tổ chức
- Giúp người mới làm quen với công nghệ phù hợp
- Các công cụ quản lý dự án
- Kỳ vọng xung quanh việc lập lịch trình và năng suất
- Quản lý thời gian và sức khỏe
- Các lộ trình học tập liên quan đến công nghệ, phần mềm và các công cụ khác
Đảm bảo rằng nhân viên mới có đủ nguồn lực và thông tin mà không làm họ choáng ngợp.
2. Kế hoạch lâu dài
Bạn có thể có một kế hoạch giới thiệu bao gồm một tuần đến một tháng đến ba tháng (nếu bạn không có, đây là cách viết một kế hoạch). Khi bạn đang học cách tiếp cận nhân viên làm việc từ xa, hãy nhớ rằng mọi người có thể sẽ cần được nuôi dưỡng nhiều hơn để tiến về phía trước.
Bạn có thể xây dựng lịch trình này thành một lịch trình thường xuyên, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đang liên hệ và kiểm tra thường xuyên ngoài bất kỳ kế hoạch chính thức nào.
3. Thiết lập mục tiêu chính của việc onboarding
Trong một môi trường làm việc, hòa nhập, trao quyền và sức khỏe là những chủ đề có thể được quan tâm nhiều. Bạn có thể cần phải chính thức hóa những thứ thường không chính thức, như kết hợp trò chuyện cà phê ảo, để thiết lập thói quen hợp lý và thúc đẩy sự tương tác.
Đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm ảo hiểu được vai trò và những đóng góp của họ đối với tầm nhìn và sứ mệnh của công ty.
4. Nắm bắt và đánh giá thường xuyên
Nếu bạn vẫn đang thực hiện kiểu đánh giá hiệu suất của nhân viên theo kiểu truyền thống, có lẽ đã đến lúc thay đổi điều đó thành các cuộc họp thường xuyên hơn và ít trang trọng hơn.
Hỏi xem nhân viên mới của bạn đang làm như thế nào và đảm bảo rằng họ tự tin trong cả vai trò của họ về mặt xã hội cũng như với những kỳ vọng và hoạt động.
Điều này có thể sẽ liên quan đến một loạt các cuộc trò chuyện video, bao gồm các thành viên khác trong nhóm có liên quan.
Ý tưởng ở đây là đảm bảo họ cảm thấy thực sự hạnh phúc và có động lực (tất nhiên điều này áp dụng cho tất cả mọi người, không chỉ các thành viên mới trong nhóm!)
5. Chính thức hóa các hoạt động không chính thức
Cho dù bạn có thiết lập quy trình giới thiệu nội bộ hay không, việc hiểu cách tiếp cận nhân viên từ xa đòi hỏi sự tập trung thực sự vào việc thiết kế có chủ đích các cấu trúc xã hội và học tập, về cơ bản là “đặt” mọi người vào các cài đặt cụ thể để họ tự động kết nối và cộng tác.
Thiết lập các cấu trúc (coi chúng như những căn phòng theo nghĩa đen) về cơ bản là những nơi tập hợp mọi người với một mục đích. Đảm bảo rằng họ có sẵn các nguồn lực phù hợp để có thể:
- Học một mình và với những người khác
- Thiết lập cảm giác được trao quyền trong vai trò của họ
- Cảm thấy như họ thuộc về
- Cộng tác dễ dàng với những người khác
Mọi người từng có thể trò chuyện trong phòng giải lao hoặc các bối cảnh hữu cơ khác nhưng điều này sẽ không xảy ra một cách tự nhiên khi làm việc từ xa.
Vì vậy, hãy tổ chức các trò chơi và những trò chơi tương tự để đảm bảo rằng mọi người tương tác và thoải mái (điều này áp dụng cho tất cả nhân viên).
Các hoạt động gắn kết nên là thứ mà nhân viên mới của bạn cảm thấy thoải mái và không quá rườm rà. Họ cũng nên “cảm ứng cao” - cá nhân và vui vẻ.
6. Thiết lập không gian trò chuyện tập trung vào sức khỏe
Một số công ty đã tạo ra các tài liệu để báo cáo lại sự cân bằng tổng thể giữa công việc và cuộc sống, bao gồm các chủ đề như mục tiêu dinh dưỡng và giấc ngủ, cũng như mục tiêu công việc chuyên nghiệp.
Một gợi ý khác là sử dụng ứng dụng sức khỏe hoặc năng suất có yếu tố xã hội và thu hút các thành viên trong nhóm kết nối thông qua ứng dụng.
Bạn có thể coi đây là một sự thay thế cho một lớp học yoga vào buổi trưa hoặc hội thảo về sức khỏe, nhưng nhấn mạnh hơn vào việc kết nối một cách hữu cơ.
Ý tưởng ở đây không phải là thúc đẩy mọi người tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân mà là khuyến khích và hỗ trợ cân bằng giữa công việc và cuộc sống khi mọi người điều chỉnh để làm việc tại nhà.
7. Tạo không gian ảo để đào tạo và hỗ trợ
Cách chính bạn sẽ đào tạo và giới thiệu nhân viên từ xa là thông qua các cuộc trò chuyện video và video hướng dẫn. Bạn cũng nên bao gồm các chủ đề như sức khỏe, năng suất và lập lịch trình.
Ví dụ: bạn có thể tạo một hoặc nhiều kênh dành riêng cho các chủ đề đào tạo và năng suất. Bạn có thể muốn chỉ định ai đó điều hành từng kênh này và duy trì hoạt động của chúng.
Ngay cả khi có “huấn luyện viên” đăng ký kênh cũng có thể giúp cả nhóm luôn đi đúng hướng. Ví dụ: họ có thể sử dụng một kênh để gửi các câu hỏi đăng ký như:
- Hoạt động giải lao 5 phút yêu thích của bạn là gì?
- Mẹo năng suất tốt nhất của bạn là gì?
- Chia sẻ video hài hước yêu thích của bạn!
Vấn đề ở đây là thúc đẩy một môi trường văn phòng ảo, nơi các nguồn lực và hỗ trợ được cung cấp nhất quán từ cả người quản lý và các thành viên trong nhóm. Điều này sẽ giúp nhân viên mới thiết lập các thói quen thường xuyên và cảm thấy thoải mái hơn khi họ ổn định công việc.
8. Tài liệu cho các câu hỏi
Một tài liệu Google duy nhất có thể được thiết lập để mọi người ghi nhanh các câu hỏi, ghi chú và câu trả lời. Chia sẻ nó với bất kỳ ai mà bạn tin tưởng để đưa ra các câu hỏi hợp lý về việc tuyển dụng mới và đảm bảo rằng nhân viên mới hiểu cách thông báo cho người khác nếu họ có việc gấp.
Hãy nhớ giữ vấn đề thực tế và nhẹ nhàng này — nên giữ các cuộc trò chuyện nghiêm túc cho các cuộc trò chuyện video trực tiếp.
9. Cung cấp cho nhân viên mới một người bạn
Bạn thân là người có đủ khả năng để trở thành người liên hệ thân thiện “thường gặp” cho nhân viên mới, cũng như kiến thức để đưa ra hướng dẫn liên quan đến công việc.
Harvard Business Review bài viết nhấn mạnh tính hiệu quả của việc có một “onboarding buddy.” Các tác giả, người đã triển khai chương trình bạn thân tại Microsoft, nhận thấy rằng những người mới tuyển dụng có bạn bè hài lòng với việc onboarding hơn 23% so với những người được tuyển mà không có bạn sau tuần đầu tiên. Hơn nữa, năng suất cao hơn tương quan với các cuộc họp thường xuyên hơn với bạn của họ.
Điều này có thể cùng có lợi vì bạn thân có cơ hội hoạt động như một nhà lãnh đạo hoặc người hướng dẫn.
Đảm bảo rằng người bạn đó có thời gian và rõ ràng với thành viên mới trong nhóm về ranh giới. Tốt nhất, họ cũng nên là người có kiến thức rõ ràng về vai trò của người nhân viên mới.
10. Tạo một kênh để chào mừng thành viên mới
Kênh chào mừng là một cách tuyệt vời để thiết lập kết nối giữa nhân viên mới và những người còn lại trong nhóm
Bao gồm tiểu sử làm phần giới thiệu và thiết lập thói quen nhắn tin chào mừng nhân viên mới bằng một đoạn "gif". Bạn có thể ngạc nhiên khi mọi người trò chuyện bằng một vài hình ảnh động dễ dàng như thế nào!
Sử dụng kênh này như một điểm khởi đầu để phối hợp giới thiệu giữa những người có vai trò hoặc sở thích tương tự. Khuyến khích một vài thành viên trong nhóm bắt đầu cuộc trò chuyện 1: 1 với người mới.
Quy tắc thực sự duy nhất là giữ cho không gian này hoàn toàn thân mật và vui vẻ!
11. Sử dụng đa phương tiện
Khi giới thiệu nhân viên từ xa mới, họ có thể sẽ cảm thấy mệt mỏi với các cuộc họp và video đào tạo trên Zoom, vì vậy điều quan trọng là phải cung cấp các nền tảng khác để kết nối với những người khác.
Cân nhắc tổ chức các cuộc họp cà phê, happy hour hoặc các cuộc gọi điện video thân mật khác, kết hợp các hoạt động và các trò chơi đơn giản nếu bạn có thể.
Đây là một vài gợi ý:
- Chia sẻ danh sách phát Spotify
- Thảo luận về một bức ảnh hoặc tác phẩm nghệ thuật yêu thích
- Gửi những món quà bất ngờ qua thư và yêu cầu mọi người mở chúng trong một cuộc họp
- Thành lập một đêm chiếu phim dành cho nhân viên hoặc câu lạc bộ sách
- Cân nhắc các trò chơi dựa trên Pictionary hoặc Words with Friends
- Xem xét một chương trình trò chơi hóa phù hợp với văn hóa công ty và mục tiêu của nhân viên.
Phiên dịch bởi: Findjobs.vn