Vấn đề đào tạo nhân lực nhằm nâng cao trình độ kiến thức cho đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp gần đây thường được đề cập đến trong những bài viết của các tác giả khá nổi tiếng.
Một trong những điểm được nhấn mạnh là nên dùng chuyện kể để truyền đạt kiến thức và kinh nghiệm cho nhân viên.
Theo Rudy Ruggles – chuyên gia quản lý cao cấp của Trung tâm Đổi mới kinh doanh Ernst & Young, tác giả cuốn sách Công cụ quản lý tri thức (Knowledge Management Tools) do Nhà xuất bản Butterworth Heinemann phát hành năm 1996, sử dụng chuyện kể là cách tốt nhất để liên kết nhiều yếu tố tri thức với nhau. Một câu chuyện tốt thường cho người nghe một thông điệp rõ ràng và cả những ẩn ý để người nghe chiêm nghiệm về sau.
Có nhiều cách diễn đạt câu chuyện, song điều quan trọng là việc trình bày phải dễ tiếp thu vì những người nghe có trình độ học vấn rất khác nhau. Phần lớn những câu chuyện được kể là những trường hợp điển hình trong những hoàn cảnh mà người nghe hoàn toàn có thể mường tượng được.
Nhiều câu chuyện điển hình có thể được sử dụng nhiều lần cho nhiều đối tượng khác nhau (tất nhiên cần có những điều chỉnh nội dung thích hợp) và sẽ mang lại những bài học bổ ích cho nhiều đối tượng người nghe.
Khi người kể chuyện và người nghe tương tác với nhau trong một bối cảnh thuận lợi (cùng môi trường làm việc, cùng trải qua một số tình huống đặc biệt, cùng tích lũy được một số kinh nghiệm) thì câu chuyện càng có thêm nhiều ý nghĩa.
Vậy nên làm gì để chuyện kể góp phần vào việc nâng cao trình độ nhận thức, kiến thức và kinh nghiệm cho đội ngũ nhân viên tại doanh nghiệp? Rudy Ruggles cho rằng có ba kỹ năng chính mà nhà quản trị cần phát triển là:
1. Kỹ năng kể chuyện
Nếu nhà quản trị không có khả năng truyền đạt tốt thì câu chuyện sẽ không phát huy được tác dụng trong việc truyền đạt tri thức (người nghe chỉ hiểu lờ mờ nên không thấm nhuần được thông điệp truyền đi). Các kỹ năng tường thuật, mô tả sinh động rất cần khi kể chuyện cho nhiều người nghe có trình độ nhận thức khác nhau.
Việc diễn đạt từ cụ thể đến bao quát, rồi cách đơn giản hóa các thuật ngữ cũng rất cần thiết để tạo nên sự tương tác tốt với người nghe, giúp họ không chỉ hiểu được nội dung câu chuyện, mà còn hiểu được ý nghĩa sâu sắc, ẩn ý mà người kể muốn truyền đạt.
2. Xây dựng câu chuyện
Bất cứ chuyện kể nào cũng cần được xây dựng nội dung cẩn thận. Nội dung có hoàn chỉnh thì kỹ năng kể chuyện mới có cơ hội phát huy, giúp cho câu chuyện trở nên sống động hơn. Các chuyện kể trước hết phải nêu được những trường hợp điển hình, sau đó là các bài học được rút ra và mở ra một vài kịch bản tương tự để người nghe nhớ được các tình huống đã được đề cập đến và biết cách xử lý trong trường hợp tương tự.
3. Hiểu được cảm xúc người nghe khi kể chuyện
Nếu xem việc kể chuyện là dịp tốt để nhà quản trị chia sẻ tri thức với đội ngũ nhân viên thì chính nhà quản trị cần cố gắng hiểu được khả năng tiếp thu của người nghe để biết kết quả truyền đạt của mình đến đâu.
Hiểu được cảm nhận của người nghe, nhà quản trị sẽ giúp cho mọi người có được kết quả nhận thức gần nhau và càng gần nhau bao nhiêu, càng tốt bấy nhiêu.
Khi nghe kể chuyện, người nghe sẽ ghi nhận nội dung câu chuyện ở những mức độ nông sâu khác nhau, hiểu về ý nghĩa và ẩn ý của câu chuyện cũng khác nhau, do đó cảm xúc của từng người có thể không giống nhau.
Hiểu được cảm nhận của người nghe để điều chỉnh cách truyền đạt nội dung, nhà quản trị sẽ giúp cho mọi người có được kết quả nhận thức gần nhau và càng gần nhau bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu. Có thể tham khảo câu chuyện rất ngắn sau đây. Trong một đợt tập huấn các cán bộ làm công tác thống kê, giảng viên kể rằng có ba cán bộ thống kê rủ nhau vào rừng bắn chim. Thấy một con chim trên cành cây, họ nhắm bắn.
Người thứ nhất bắn chệch sang bên trái con chim vài phân. Người thứ hai bắn chệch sang bên phải vài phân. Người thứ ba hạ súng xuống và nói: “Vậy là thành công rồi, các bạn ạ. Tính trung bình, chúng ta đã bắn trúng con chim ấy”. Cả hội trường cười rộ vì những người nghe hiểu ngay được ẩn ý của người kể (thống kê kiểu ấy thì cả ngày, ba cán bộ ấy có thể bắn được vài chục con chim, trong khi thực tế thì may ra họ hạ được vài con).
Chuyện này tất nhiên cũng có thể đem kể cho những người thuộc ngành nghề khác nghe với thông điệp “Cần đảm bảo tính trung thực cao trong báo cáo”, nhưng tất nhiên, trong đoạn mở đầu, người kể nên thêm vài câu để những người nghe làm nghề khác hiểu được ẩn ý của câu chuyện.