Tài nguyên quý giá nhất của một CFO là thời gian, và một ngày thông thường các cuộc họp chiếm 72% thời gian làm việc theo một nghiên cứu của Harvard. Làm thế nào bạn có thể tiết kiệm được thời gian của mình?
Một nghiên cứu của Harvard cho thấy trong khoảng thời gian trước đại dịch Covid, phó chủ tịch của một công ty sẽ dành 44 giờ một tuần để đi họp. IT manager của anh ấy, 35 giờ trong đó anh ấy đã gửi email trong 85% các cuộc họp đó. Hầu hết các nhà lãnh đạo được khảo sát đều có cùng một vấn đề. CEO thường dành khoảng 72% thời gian cho các cuộc họp, hầu hết trong số họ các cuộc họp kéo dài một giờ hoặc hơn.
Gần đây C-suite đang tổ chức nhiều cuộc họp hơn nữa để giữ kết nối con người.
Điều tồi tệ nhất là, ngoài thời gian họp thực tế, bạn cần tính đến các hoạt động trước cuộc họp, công việc sau cuộc họp và "thời gian chuyển đổi".
"Thời gian chuyển đổi" là thời gian cần thiết để tập trung vào một nhiệm vụ sau khi bị gián đoạn. Phải mất ít nhất 15 phút để hoạt động trở lại sau khi nghỉ, và mất ít nhất 30 phút để tập trung vào một vấn đề cụ thể để bàn luận hoặc đưa ra quyết định, cái gọi là " phân mảnh thời gian ". Đi đến một cuộc họp, trả lời điện thoại hoặc email đều là những điều gây xao lãng. Cứ sau 2 giờ, chỉ có một giờ là thực sự hiệu quả.
Làm thế nào một nhà lãnh đạo quản lý thời gian thể hiện phong cách lãnh đạo của mình, những gì anh ta ưu tiên và cách anh ta giao tiếp. Đánh giá chất lượng của các cuộc họp, ưu tiên những người nên tham dự và đảm bảo sự tập trung hoàn toàn của người tham dự sẽ thúc đẩy thành công.
Cải thiện năng suất cuộc họp
Trong ngành sản xuất, thông thường có các cuộc họp ngắn hàng ngày không quá 15 phút, luôn luôn cùng một lúc. Đó những cuộc họp độc lập, vì vậy không cần phải chuyển đến một căn phòng. Họ thảo luận về ba chủ đề: những gì đã xảy ra ngày hôm qua, những vấn đề và những gì sẽ xảy ra hôm nay. Các cuộc họp ngắn nhưng súc tích giúp tập trung vào những gì cần phải làm. Nếu có vấn đề phát sinh, hãy giải quyết chúng trong một cuộc họp riêng chỉ với nhân viên trực tiếp tham gia.
Chuẩn bị lịch họp trước. Nếu đó là một cuộc họp định kỳ, luôn luôn tuân theo thứ tự chương trình. Ví dụ, tình trạng dự án, trở ngại, tôi có cần giúp đỡ không? Mọi người nên chuẩn bị những gì cho sự kiện sắp tới?.
Ưu tiên người nên tham dự
Một nghiên cứu của HBR cho thấy rằng sự tham gia thường làm giảm thời gian mọi người dành nhiều thời gian hơn trong các cài đặt nhóm rất lớn. Mọi người sẽ làm việc hiệu quả hơn và năng suất hơn nếu họ có thể dành ít thời gian hơn trong các cuộc họp và có nhiều thời gian hơn để chuẩn bị cho họ.
Giảm thiểu số lượng người. Giảm nó thành quy tắc 2 bánh pizza của Jeff Bezos. Không quá 6 đến 8 người. Càng nhiều người, cuộc họp càng trở nên không hiệu quả. Nó cũng tránh lãng phí thời gian của những người không nên ở đó. Chỉ những người có thể đóng góp nên được mời, và họ nên được nhắc cung cấp phản hồi thẳng thắn. Đó là bí mật của các cuộc họp Brain Trust của Pixar để thúc đẩy chất lượng và đổi mới. Một số công ty tự tổ chức như FAVI (một công ty của Pháp có 500 nhân viên) làm cho các cuộc họp được công khai. Họ có thể được tham dự bởi bất cứ ai được coi là cần thiết. Nếu phiên hopjchir đơn giản là thông tin, nó có thể được thay thế bằng video theo yêu cầu hoặc công cụ trực tuyến có thể được sử dụng để thu thập dữ liệu hoặc câu hỏi như Kahoo.it
Khuyến khích sự tự tin của nhân viên, kỷ luật tự giác và an toàn tâm lý . Cung cấp cho họ nhiều cơ hội hơn để lựa chọn cuộc họp nào sẽ tham dự và cách tham gia tích cực khi họ quyết định tham gia một phiên họp.
Xem lại các cuộc họp trong tuần này và tự hỏi: Cuộc họp này có cần thiết không? Mục tiêu là gì? Vai trò của bạn là gì? Bạn có cần phải tham dự, hoặc bạn có thể xem lại biên bản không? Đặc biệt là làm việc từ xa, bạn có thể muốn dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp riêng lẻ hơn là các cuộc họp lớn. Chúng có ý nghĩa hơn khi chúng làm tăng sự gắn kết của nhân viên, cảm giác thân thuộc và kết nối của con người.
Tăng sự tập trung
Khi các cuộc họp quá lớn hoặc quá dài và chương trình không ngắn gọn, người tham dự có xu hướng chuyển sang chế độ ngoại tuyến và chuyển trọng tâm sang email hoặc tin nhắn. Đó là loại lãng phí thời gian tồi tệ nhất. Bạn không thể tập trung hoàn toàn vào email hoặc cuộc họp.
Làm cho nó ngắn gọn và ngọt ngào, để giữ sự tập trung vào các vấn đề trong tầm tay. Tận dụng các công cụ trực tuyến như Mural.co hoặc ASANA để tăng sự tham gia trong khi hoặc để truyền đạt kết quả, yêu cầu phản hồi hoặc phân công trách nhiệm sau cuộc họp.
Dành một thời gian cụ thể trong ngày để có các cuộc họp, để giảm thời gian phân mảnh .
Thử thách 30 phút
Lịch trình và thời gian là rất cần thiết, nhưng ngày nay chúng không được thực hiện một cách hiệu quả. Nếu bạn nghĩ về cuộc họp nhàm chán cuối cùng mà bạn có, bạn có thể nhận ra các chủ đề đã được thêm vào phút cuối vào chương trình. Một số thành viên đã nói quá nhiều, trong khi những người khác thậm chí không thể nói chuyện. Rất có thể là một chủ đề khó mất nhiều thời gian hơn dự kiến vì người nói không chuẩn bị hoặc thông tin không hữu ích. Cuộc họp đó có thể đã được tổ chức trong 30 phút.
Tại sao các cuộc họp kéo dài 1 giờ là một tiêu chuẩn? Không có thắc mắc tại sao các cuộc họp Zoom miễn phí dưới 40 phút. Đẩy nhóm của bạn làm tốt hơn và mang lại nhiều sự đổi mới hơn.
Là một phần của bộ C, hãy ưu tiên công ty đặt tiêu chuẩn cuộc họp mới là 30 phút, điều này sẽ giúp các nhóm của bạn ưu tiên các chủ đề, chọn người tham dự cẩn thận hơn và chuẩn bị tốt hơn cho cuộc họp tiếp theo. Bạn sẽ nhận lại ít nhất 50% thời gian quý báu của mình. Hãy tận hưởng nó!
Phiên dịch bởi: Findjobs.vn