Làm việc tại nhà là một ý tưởng tuyệt vời, nhưng nó cũng đi kèm với những khó khăn tác động đến năng suất và cản trở sự tăng trưởng. Thoe khảo sát của về “Làm việc từ xa” của Buffer cho thấy 17% số người được hỏi báo cáo rằng giao tiếp và hợp tác là 2 khó khăn lớn nhất của họ khi làm việc từ xa, trong khi 8% nhân viên nói rằng động lực là nghịch cảnh lớn nhất của họ.
Hỗ trợ nhân viên khắc phục khó khăn của họ và tích hợp các chiên lược phòng ngừa dịch bênh sẽ giúp bạn tăng cường sức khỏe và năng suất cho mọi người. Trước khi bạn bắt đầu, hãy chắc chắn rằng bạn có thời gian để thực hiện và yêu cầu phản hồi. Mặc dù những lời khuyên này là một cách tuyệt vời để chống lại nhiều thách thức công việc từ xa phổ biến, nhưng tốt nhất bạn nên cá nhân hóa cách tiếp cận của mình để bạn có thể giải quyết các rào cản cấp bách nhất đối với năng suất trong công ty của bạn.
Sử dụng danh sách các nhiệm vụ
Mỗi nhân viên sẽ có lịch trình riêng được chia thành từng mục khác nhau trong ngày, nhưng danh sách nhiệm vụ của cả đội sẽ giúp đồng nghiệp kết nối và có ý thức hơn về cách họ phân bổ thời gian. Phần mềm hợp tác có thể tăng cường mạnh mẽ năng suất cho một nhóm từ xa bằng cách đáp ứng nhu cầu liên lạc đa nền tảng; nhắn tin tức thời, theo dõi tiến độ, mục tiêu và thời hạn dự án đều có thể chia sẻ một không gian chung.
Làm việc tại nhà sẽ loại bỏ áp lực phải thực hiện mà một văn phòng cung cấp; áp lực này không phải là tiêu cực và đó là một khía cạnh cơ bản của một quy trình làm việc mạnh mẽ đối với nhiều người. Tái tạo môi trường đó trên máy tính là một thách thức, nhưng phần mềm nhóm từ xa như Basecamp, Asana và Fellow sẽ làm cho nó dễ dàng hơn.
Tổ chức các cuộc họp giữa ngày
Khoảng nửa ngày, động lực bắt đầu suy yếu dần. Mọi người nghĩ nhiều hơn về kế hoạch ăn tối và xem Netflix so với các nhiệm vụ hiện tại của họ, điều này dẫn đến nhiều nhiệm vụ dễ dàng được đẩy sang ngày hôm sau. Để ngăn điều này tạo ra sự suy giảm trong giờ làm việc của bạn, hãy tổ chức một cuộc họp ngay sau bữa ăn trưa để nói về những gì đã hoàn thành cho đến nay và đặt mục tiêu cho những nhiệm vụ phải hoàn thành vào cuối ngày.
Thừa nhận những thành tựu đầu tiên, tuy nhỏ, nhưng nó có hai lợi ích ngay lập tức. Đầu tiên, nó cho nhân viên thấy rằng bạn nhận thức được những gì họ làm mỗi ngày và không chỉ nhìn thấy mà còn đánh giá cao nỗ lực của họ. Thứ hai, lắng nghe về những gì họ đã làm có thể truyền cảm hứng cho nhân viên và truyền cảm hứng cho họ tập trung lại và cố gắng hết sức trong vài giờ cuối ca làm việc.
Đặt mục tiêu và kết nối họ qua các bộ phận khác nhau hoặc từng nhân viên tạo ra cảm giác thống nhất. Làm việc theo nhóm giúp tăng tinh thần làm việc nhóm từ xa và truyền cảm hứng cho mọi người tự hào về những gì họ làm. Thay vì một mình thực hiện các nhiệm vụ, họ có thể nhìn thấy bức tranh lớn hơn và biết rằng ngay cả những chi tiết nhỏ trong danh sách việc cần làm của họ cũng có ý nghĩa lớn hơn.
Thường xuyên tương tác với mọi người
Chỉ lưu trữ các cuộc họp ảo hoặc gửi báo cáo sẽ không giữ một nhóm gần nhau hơn. Là người lãnh đạo, bạn cần mô hình hóa sự tham gia và làm việc chăm chỉ bằng cách thường xuyên tiếp cận với nhân viên của mình. Mỗi giờ, gửi tin nhắn cho nhóm từ xa của bạn. Nó không phải là một thử thách lớn. Một cái gì đó đơn giản như, Hey Hey, các đồng nghiệp của tôi. Làm thế nào chúng ta có thể duy trì tới ngày hôm nay? Đó là nhờ vào sự nổ lực của tất cả mọi người.
Nhân viên đấu tranh để thúc đẩy bản thân ở nhà sẽ có nhiều khả năng ưu tiên công việc khi họ biết bạn đang thực sự chú ý. Mọi người dễ dàng rơi vào suy nghĩ rằng những đóng góp của họ không quan trọng; chú ý thêm một lần cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm của bạn bị tụt lại phía sau hoặc có vẻ xa cách.
Tập trung vào thói quen của riêng bạn
Hãy chắc chắn rằng bạn đang thực hiệnh các thói quen làm việc từ xa tốt trong khi giúp nhóm của bạn đi đúng hướng. Thức dậy đúng giờ mỗi sáng, mặc quần áo và ăn bữa sáng bổ dưỡng cách xa bàn làm việc. Nhấn mạnh tầm quan trọng của sự cân bằng cuộc sống công việc lành mạnh bằng cách chia sẻ các mẹo và thủ thuật cá nhân với nhóm của bạn.
Tự chăm sóc bản thân là khó khăn đối với nhiều nhà lãnh đạo vì họ luôn tập trung vào giải quyết vấn đề của mọi người khác; bạn có thể tham gia vào việc giám sát và quản lý nhóm của mình đến mức năng suất phù hợp mà bạn có thể. Bằng cách tối ưu hóa lịch trình của riêng bạn, bạn sẽ đặt mình vào suy nghĩ và tâm trạng tốt nhất có thể để hướng dẫn nhóm của bạn với mức độ kiên nhẫn và lòng trắc ẩn mà họ cần.
Làm việc cùng nhau
Thay vì chờ đợi từng thành viên trong nhóm xem xét, chỉnh sửa hoặc đưa ra phản hồi, hãy để mọi người kết nối cùng một lúc và đạt được mục tiêu cùng nhau. Làm việc như một nhóm không chỉ hoàn thành công việc nhanh hơn mà còn thúc đẩy văn hóa hợp tác mạnh mẽ. Các nhóm được xây dựng thông qua kinh nghiệm được chia sẻ, có nghĩa là bạn phải nhấn mạnh tầm quan trọng của giao tiếp trong thời gian thực khi làm việc từ xa.
Nếu công việc của bạn không thể được thực hiện trong G Suite hoặc nền tảng hợp tác khác, hãy xem xét việc tổ chức các cuộc họp scrum hàng ngày. Triết lý quản lý dự án này chủ yếu được sử dụng trong phát triển phần mềm, nhưng nó có thể được bất kỳ nhóm nào áp dụng và giúp hợp lý hóa quy trình làm việc.
Chương trình khen thưởng
Khi bạn xây dựng một nhóm từ xa, điều quan trọng là xem xét các cách bạn có thể kết nối cuộc sống chuyên nghiệp ảo của họ với thế giới thực. Các chương trình khuyến khích nhỏ có thể làm điều đó. Phần thưởng tiền tệ cho một công việc được thực hiện tốt có thể khiến mọi người cảm thấy kết nối nhiều hơn với công việc của họ; các ưu đãi khác mang tính xã hội và bao gồm sự tuyển dương trong các cuộc họp hoặc đề cập trong email của nhóm.
Cá nhân hóa các khuyến khích để phù hợp với công việc của doanh nghiệp và phong cách cá nhân của nhóm bạn. Thay đổi phần thưởng của bạn nhưng đảm bảo mọi người luôn biết rằng họ đang ở trên bàn và luôn có sẵn cho bất kỳ ai; vấn đề là làm cho mọi người cảm thấy như là một phần của một đội, không gây căng thẳng hay cạnh tranh.
Hãy kiên nhẫn với nhóm của bạn và biết rằng thay đổi cần có thời gian. Tiếp cận với những nhân viên đang thực hiện tốt nhất và hỏi về bí mật của họ, và nói chuyện với những người đấu tranh nhiều nhất. Thay vì ngay lập tức cố gắng thay đổi họ, hãy tìm cách tìm hiểu về thử thách của họ để bạn có thể hỗ trợ và hướng dẫn chúng đạt được thành tựu lớn hơn. Và đừng quên ưu tiên sức khỏe của chính bạn.
Phiên dịch bởi: Findjobs.vn