Sai lầm thường gặp là khi bạn đưa cảm xúc cá nhân vào giải quyết xung đột. Hãy bắt đầu bằng cách nhận diện loại xung đột để có cách xử lý đúng. Nhìn chung, chúng ta có 4 loại xung đột: Xung đột mối quan hệ, xung đột nhiệm vụ, xung đột quá trình, xung đột trạng thái. Cùng Findjobs tìm hiểu xem nó là gì nhé!
1. Xung đột về mối quan hệ
Đó chính là sự bất đồng cá nhân, đôi khi nó được gọi là xung đột giữa các cá nhân hoặc xung đột cảm xúc. Xung đột này xảy ra khi một hoặc cả hai cảm thấy mình bị thiếu tôn trọng hoặc bị tổn thương.
Một số tình huống biểu hiện cho xung đột mối quan hệ:
- Gắt gỏng hoặc la hét nhau trong cuộc họp
- Trao đổi email lén lút
- Tránh giao tiếp bằng mắt ở hành lang
- Làm gián đoạn hoặc thảo luận với đồng nghiệp trong khi cuộc họp đang diễn ra.
- Sử dụng giọng kẻ cả để biểu thị sự bất đồng ý kiến
- Thường xuyên tranh cãi về việc ai đúng, ai sai.
Một sự bất đồng có thể dẫn đến việc cãi nhau làm gián đoạn cuộc họp nhóm. Hoặc một sự khác biệt quan điểm về chiến lược đã khiến cuộc tranh luận luận sôi nổi trong cuộc họp bị phá hủy. Theo Annie McKee: “Trong một thế giới hoàn hảo, chúng ta sẽ học theo các lời khuyên từ sách, cư xử như một người trưởng thành, giải quyết xung đột theo logic. Tuy nhiên, thực tế chúng ta không sống trong một thế giới hoàn hảo và không ai trong chúng ta hoàn hảo cả. Vấn đề của chúng ta là sự bất an, khao khát quyền lực và sự kiểm soát.”
Nếu bạn giải quyết tốt, nó sẽ mang lại lợi ích gì?
Khi bạn bị chạm đến “cái tôi” và niềm tự hào của mình, nó là một nguồn tác động để bạn quản lý tốt hơn. Theo Jonathan Hughes – chuyên gia đàm phán doanh nghiệp và quản lý mối quan hệ chỉ ra rằng sự xung đột này cho chúng ta cơ hội hiểu rõ hơn về bản thân và các đồng nghiệp như là giá trị của họ, phong cách làm việc, tính cách từ đó giúp bạn xây dựng các mối quan hệ tốt hơn.
2. Xung đột về nhiệm vụ
Xung đột nhiệm vụ là những tranh chấp về mục tiêu của nhiệm vụ, dự án hoặc những gì bạn cố gắng để đạt được. Xung đột mối quan hệ bao gồm những bất đồng về:
- Kế hoạch làm việc cho một cuộc họp nhân viên
- Thành công của một sáng kiến mới được xác định hoặc đo lường như thế nào
- Khách hàng hay nhân viên nên đến trước
- Công ty nên chịu bao nhiêu rủi ro khi hợp tác với các tổ chức khác
- Nên ưu tiên doanh thu hay sự hài lòng của khách hàng
Theo Brett: “Xung đột nhiệm vụ thường xảy ra giữa các bộ phận hay phòng ban có những chức năng công việc khác nhau.” Trong các lĩnh vực khác nhau lại có những góc nhìn khác nhau về cùng một vấn đề. Ví dụ như với góc nhìn của marketing là đặt khách hàng lên hàng đầu, trong khi đó mục tiêu của góc nhìn pháp lý là bảo vệ công ty khỏi những rủi ro, còn góc nhìn của tài chính lại là tìm mọi cách để cắt giảm, giảm thiểu chi phí. Mỗi bên họ tranh cãi với nhau rằng họ giải quyết vấn đề theo cách này là tốt nhất. Thật sự mà nói cách giải quyết vấn đề của từng phòng ban đều có liên quan với nhau, chúng nên được kết hợp lại để đưa ra giải pháp cuối cùng.
Nếu bạn giải quyết tốt, nó sẽ mang lại lợi ích gì?
“Khi chúng ta thảo luận về các quan điểm khác nhau một cách hiệu quả, điều này sẽ đem lại giá trị.” Hughes nói. Chúng tôi sống ở một thế giới tài nguyên hữu hạn, những cuộc thảo luận như thế này sẽ đưa chúng ta đến những quyết định thông minh và sáng suốt. Xung đột này giúp các nhóm đưa ra các ý tưởng mới và sự trao đổi này thực sự hữu ích cho những bước tiếp theo của dự án.
3. Xung đột về quá trình
Xung đột về quá trình là sự bất đồng về việc làm thế nào để hoàn thành dự án hoặc nhiệm vụ, về phương thức hoặc quá trình mà bạn sử dụng để hoàn thành mục tiêu đề ra. Xung đột về quá trình bao gồm những khác biệt về:
- Chiến thuật tốt nhất để đạt được mục tiêu hàng quý
- Cách thực hiện chính sách nhân sự mới
- Các quyết định nên được đưa ra như thế nào trong một cuộc họp
- Dự án nên được hoàn thành nhanh như thế nào
- Ai nên được tư vấn và đưa vào khi dự án được thực hiện
Ví dụ:
Tại Techcorp, có sự xung đột giữa 2 bộ phận: tài chính mà marketing. Bộ phận tài chính nghĩ rằng nên nghĩ ra proposal cho các tính năng mới mà mọi người đồng ý. Tuy nhiên, bộ phận marketing lại bỏ phiếu và sẽ lấy ý kiến có nhiều lượt bỏ phiếu nhất. Ngoài ra, bộ phận marketing cũng có sự mâu thuẫn với bộ phận kỹ sư khi bộ phận marketing cho rằng chúng ta nên tập trung vào các nhóm khách hàng trong suốt quá trình phát triển sản phẩm, bắt đầu càng sớm càng tốt. Trong khi đó, những kỹ sư của chúng tôi lại nghĩ rằng chúng ta nên đợi cho đến khi mẫu sản phẩm đầu tiên được nội bộ thông qua. Cả 3 phòng ban không phòng nào thống nhất được timeline để hoàn thành dự án.
Nếu bạn giải quyết tốt, nó sẽ mang lại lợi ích gì?
Những bất đồng về cách hoàn thành công việc có thể cải tiến quy trình và tìm ra những lợi ích tiềm ẩn.
4. Xung đột về trạng thái
Xung đột về trạng thái là sự bất đồng về việc ai phụ trách chính, ai là người có quyền quyết định dự án. Ví dụ: trong một dự án, cả bạn và đồng nghiệp của bạn đều nghĩ rằng mình là leader của dự án đó.
Một số tình huống xung đột về trạng thái:
Cố gắng trở thành nhà lãnh đạo, đặc biệt là trong một team không có người lãnh đạo.
- Cạnh tranh với nhau để chạy dự án
- Tranh cãi hoặc chi phối các tài nguyên được chia sẻ
- Cạnh tranh cho các biểu tượng địa vị, chẳng hạn như góc làm việc, những công nghệ mới nhất hoặc có một trợ lý hành chính.
Nếu bạn giải quyết tốt, nó sẽ mang lại lợi ích gì?
Khi xung đột về trạng thái được giải quyết, sẽ có sự rõ ràng trong nhóm của bạn để mọi người có thể làm việc với nhau. “Một hệ thống phân cấp trạng thái rõ ràng sẽ đem lại hiệu quả đáng kể khi mọi người biết được vai trò và trách nhiệm của mình.” Brett nói. Điều này giúp cho việc vận hành và phối hợp công việc trở nên dễ dàng và suôn sẻ hơn.
Rất hiếm khi xung đột nào xảy ra chỉ thuộc một trong bốn loại trên. Thường thì các cuộc xung đột có cả bốn hoặc bắt đầu thuộc loại này nhưng lại kết thúc ở loại khác. Thay vì để một mỡ hỗn động các sự bất đồng, bạn nên tách nó ra để giải quyết. Tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề sẽ giúp bạn giải quyết nó tốt hơn.