Khi bạn phải đối mặt với một tình huống cụ thể, có 5 điều bạn cần phải làm để đánh giá tình huống trước khi thực hiện hành động. Thứ nhất, bạn phải hiểu được đối phương. Thứ 2, xem xét cách tiếp cận xung đột. Thứ 3, xác định loại xung đột mà bạn phải đối mặt. . Thứ 4, xác định mục tiêu của bạn. Cuối cùng, bạn phải quyết định xem mình sẽ chọn 1 trong 4 tùy chọn để giải quyết xung đột: Giải quyết trực tiếp, giải quyết gián tiếp, không giải quyết xung đột, thoát khỏi mối quan hệ. Tuy việc phân tích này sẽ đánh mất một chút thời gian của bạn nhưng nó sẽ đem lại hiệu quả không ngờ đấy. Cùng Findjobs tìm hiểu ngay bước đầu tiên nhé – Hiểu đối phương của bạn.
Hiểu đối phương của bạn
Đầu tiên, bạn hãy xem xét người mà bạn sẽ đối phó. Họ là người tìm kiếm xung đột hay người tránh né xung đột? Họ thường giao tiếp như thế nào và họ thích được giao tiếp theo cách nào hơn? Họ có phải là người thẳng tính nói những gì họ nghĩ không hay là người thích nói chuyện quanh co? Nếu bạn thường xuyên làm việc với người mà bạn đang xảy ra xung đột, bạn có thể đã quen với phong cách của anh ấy. Nếu bạn hiếm khi làm việc với người đó, bạn sẽ phải tìm hiểu kỹ về họ.
Có thể bạn đang đấu tranh với một đồng nghiệp ở nước ngoài mà bạn chỉ gặp trực tiếp tại các cuộc họp thường niên, hoặc xung đột với người quản lý ở một bộ phận khác. “Tốt hơn bạn nên biết một chút thông tin về họ” Jen Su nói. Làm thế nào tôi có thể thu thập được thông tin về họ? Hãy làm 3 cách dưới đây mà Findjobs chia sẻ nhé!
Tìm đặc điểm
Cho dù bạn có biết rõ đối phương hay không, bạn cũng phải nên quan sát cô ấy/anh ấy xem cô ấy/anh ấy giải quyết thảo luận căng thẳng trong cuộc họp như thế nào, những biểu hiện trên khuôn mặt của cô ấy/anh ấy khi xảy ra những bất đồng? Cô ấy/anh ấy thích mọi người nói thẳng vấn đề và đưa ra sự thật hay thích sự hoàn chỉnh với tình chi tiết? Bạn hãy quan sát phong cách giao tiếp của cô ấy. Tìm đặc điểm chung trong cách cô ấy giao tiếp và trong hành vi của cô ấy. “Ví dụ, những người có tính cách không kiên định và đối đầu thường có xu hướng như vậy trong rất nhiều tình huống khác nhau” theo ông Brett. Cách tốt nhất là bạn quan sát người đó trong một thời gian dài với nhiều tình huống khác nhau. Bạn càng ít có thông tin về cô ấy, khả năng suy luận chính xác của bạn càng thấp.
Thu thập thông tin từ người khác
Ngoài việc quan sát hành vi của đối phương, bạn còn có thể hỏi đồng nghiệp về thông tin của họ. Bạn có thể hỏi mọi người liệu những quan sát của bạn có đúng không. Chẳng hạn như bạn có thể nói: “Tôi nhận thấy Jim nổi giận bất thình lình trong cuộc họp. Điều này có thường xuyên xảy ra không?” Hoặc “Tôi đã thấy Katerina tránh tương tác với Tomas khi anh ta hỏi liệu những những con số của cô ta có đúng không? Bạn có thấy giống như vậy không?” Bạn cũng có thể hỏi trực tiếp: “Bạn có thể cho tôi biết người này thường xử lý xung đột như thế nào không?”. Có một điều bạn cần lưu ý khi hỏi trực tiếp, người mà bạn hỏi phải là người bạn tin tưởng để tránh trường hợp người mà bạn đang xảy ra xung đột biết bạn đang điều tra cô ta.
Hỏi trực tiếp
Không phải lúc nào bạn cũng thẳng thắn hỏi: “Bạn muốn giải quyết xung đột như thế nào?”. Điều này có thể gây khó xử cho người được hỏi. Thay vào đó, bạn hãy chia sẻ sở thích của mình như một cách để bắt đầu cuộc trò chuyện: “Bạn có thể thấy rằng tôi là người tìm kiếm xung đột (conflict seeker). Tôi không thích tránh né những cuộc cãi vã và tôi muốn giải quyết mọi việc một cách nhanh chóng.” Bạn cũng có thể chia sẻ khéo léo về những gì bạn đã quan sát về đối phương của mình. “Dựa trên cách bạn trả lời câu hỏi của Corinne trong cuộc họp sáng nay, có vẻ như bạn là người tránh xung đột phải không?"
Bạn đang cố gắng tìm hiểu phong cách của ai đó, không đánh giá nó. Thay vì nói “Chúng ta gặp vấn đề ở đây vì có vẻ như bạn không biết thảo luận về xung đột”, bạn có thể hỏi “Theo văn hóa của bạn, bạn sẽ làm gì khi mọi người không đồng ý?” Rõ ràng, đặt câu hỏi sẽ tốt hơn đưa ra tuyên bố, và bạn có thể sử dụng các cụm từ yêu cầu sự xác nhận như “Bạn có thể chỉnh tôi nay nếu như tôi sai” hoặc “Tôi có quyền này đúng không?” Khi bạn tìm hiểu kỹ về văn hóa của đối phương, kiến thức đó sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tình huống của mình. Tại sao anh ấy lại nói với tôi như vậy? Ý anh ta là gì? Anh ta thực sự là người thô lỗ? Có phải anh ta cố gắng che giấu điều gì đó? Hay có một lý do nào đó về văn hóa khiến anh ta nói hoặc cư xử như vậy?
Nếu tôi không thu thập được thông tin thì sao?
Nếu bạn không có thông tin, hãy chuẩn bị bằng cách triển khai một vài kịch bản trước. Điều gì sẽ xảy ra nếu cô ấy một người tìm kiếm xung đột và nổi giận với tôi? Nếu cô ta hét lên thì sao? Điều gì sẽ xảy ra nếu cô ấy là người tránh xung đột và buồn bã?
Thậm chí bạn có thể đóng vai với đồng nghiệp. Jen Su đề nghị bạn hãy đóng vai người bạn đang xung đột và đồng nghiệp của bạn đóng vai bạn. Điều đó sẽ giúp bạn thấy được quan điểm người bạn xung đột và tự hỏi chính mình, tôi muốn người đó tương tác với tôi như thế nào?
Điều này cũng sẽ cho phép bạn hiểu rõ hơn về cách đối phương nhìn thấy bạn.
Hãy chờ xem bước 2 – Xác định loại xung đột bạn phải đối mặt – ở các phần tiếp theo từ Findjobs nhé!