24 giờ một ngày là hoàn toàn không đủ để hoàn thành tất cả công việc, cho nên, đừng cố làm việc một cách chăm chỉ mà hãy xử lý chúng một cách thật thông minh.
Khi xuất hiện những dấu hiệu trì trệ trong công việc, hãy thử áp dụng 5 phương pháp sau để cải thiện khối lượng công việc hoàn thành mỗi ngày của bản thân.
Lập kế hoạch công việc cho ngày tiếp theo
Hãy dành ít nhất 1 giờ trước khi ngủ để lập kế hoạch công việc cần phải hoàn thành vào ngày mai. Không ai có thể lường trước được một ngày có bao nhiêu việc “gấp và quan trọng” khác xen ngang vào nhiệm vụ chính của mỗi người. Kể cả khi điều này xảy ra, bạn vẫn có thể dễ dàng nắm bắt được tiến độ hoàn thành công việc nếu đã có kế hoạch từ trước.
Hãy dành thời gian để nghỉ ngơi
“Chăm chỉ chưa đủ, hãy làm việc thông minh” có nghĩa là không phải lúc nào làm nhiều việc cũng đem về hiệu quả. Về lâu dài, điều này còn khiến cho kết quả công việc không như ý muốn và ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe.
Bằng cách phân tích các thói quen và hồ sơ sức khỏe của hơn 600.000 người ở Mỹ, châu Âu, và Úc, các nhà nghiên cứu tại trường University College London (Anh) chỉ ra rằng 1/3 số người ngồi lỳ tại bàn làm việc 55 tiếng/tuần có khả năng bị đột quỵ cao hơn so với những người làm việc ít hơn 40 tiếng/tuần. Tại những quốc gia phát triển như Nhật Bản, Hàn Quốc, tỷ lệ người lao động tự tử vì công việc hằng năm luôn nằm ở mức báo động. Tính đến năm 2016, tại Nhật Bản ghi nhận hơn 2000 trường hợp Karoshi (tiếng lóng Nhật Bản có nghĩa “tự tử vì áp lực công việc”). Sự cống hiến hết mình công việc của họ đã trả giá bằng sinh mạng của mình. Vậy nên, đừng ngần ngại dành ra 5 – 10 phút mỗi ngày để thư giãn.
Đa nhiệm chưa chắc đã hiệu quả
Thật khó để có hiệu quả, năng suất cao và làm việc với một ý thức rõ ràng về mục tiêu khi mỗi người có quá nhiều ưu tiên hoặc công việc chuyển đổi liên tục mỗi ngày. Mọi người càng cố gắng làm nhiều việc cùng lúc thì khả năng làm hỏng việc lại càng cao. Theo giáo sư Strayer thuộc bộ môn tâm lý học của đại học Utah (Mỹ), với phần lớn người bình thường, “não bộ không thể xử lý được lượng thông tin quá nhiều từ các tác vụ” và nghiên cứu cho thấy chỉ có 2% người là có thể đa nhiệm mà mang lại hiệu quả tốt. Đa nhiệm thực tế là việc làm tốn thời gian, làm con người dễ dàng mắc nhiều sai lầm hơn bằng cách khiến chúng ta làm việc một cách vô thức và kìm hãm sự sáng tạo. Thay vào đó, tập trung giải quyết công việc theo thứ tự ưu tiên sẽ dễ dàng mang lại hiệu quả cao hơn.
Hạn chế tác nhân gây sao lãng công việc
Tuy rằng rất khó tránh khỏi những công việc đột xuất cần được ưu tiên giải quyết, hãy cố gắng hạn chế hết mức có thể. Áp dụng ma trận quản lý công việc của cố tổng thống Mỹ Eisenhower, ta có thể dễ dàng chia công việc theo 4 cấp độ: quan trọng, không quan trọng, cần thiết, không cần thiết. Dựa vào thứ tự ưu tiên công việc, bạn có thể xếp những công việc đột xuất vào một trong 4 cấp độ trên, qua đó đưa ra phương pháp xử lý hiệu quả nhất.
Biến không gian làm việc trở nên sạch sẽ
Một không gian làm việc hiệu quả cần đáp ứng được những yêu cầu cơ bản về ánh sáng, thiết bị và một bàn làm việc thật ngăn nắp. Hãy dành từ 5 – 10 phút trước khi rời khỏi văn phòng, để dọn dẹp những mẩu giấy nhớ không quan trọng hay những xấp giấy vụn và sắp xếp lại các hồ sơ công việc vào đúng vị trí của nó. Không ai muốn tốn thời gian vào việc thu dọn rác của mình vào mỗi buổi sáng trước khi bắt đầu vào công việc chính.
Chương trình Total Productivity của The OlymWorld Academy® chỉ ra rằng, năng suất lao động là một quá trình đi từ mục tiêu tới mô thức và nỗ lực bản thân để hoàn thành mục tiêu. Khác biệt giữa thành công và thất bại nằm chính ở khả năng duy trì và tối ưu hóa năng suất lao động theo quá trình kể trên.