Việc thiếu chuẩn bị có thể khiến công việc vốn đã căng thẳng lại càng khó khăn hơn. Lập kế hoạch cho công việc của bạn có thể hữu ích, và điều đó có ý nghĩa hơn là luyện tập bài phát biểu trong cuộc họp. Nó có thể liên quan đến tất cả các khía cạnh trong ngày của bạn, từ khi thức dậy cho đến khi đi ngủ.
Tất nhiên, cuộc sống thì đầy bất ngờ, nhưng sắp đặt mọi thứ để bạn có thể mong đợi những điều bất ngờ có thể có lợi cho bạn. Dưới đây là một số lời khuyên về cách chuẩn bị tốt hơn tại nơi làm việc để bạn có thể có những ngày tốt nhất có thể.
Làm thế nào để luôn sẵn sàng trong công việc: 9 mẹo
Một số mẹo trong danh sách này có thể làm bạn ngạc nhiên vì chúng không liên quan trực tiếp đến công việc. Nhưng sự chuẩn bị cũng quan trọng như hiệu quả công việc. Suy cho cùng, nếu bạn cảm thấy chán nản hoặc mệt mỏi, liệu bạn có thể làm việc hiệu quả không?
1. Chọn công việc khó nhất để làm đầu tiên
Bình thường, chúng ta thường bắt đầu ngày mới với những công việc dễ nhất trước rồi chuyển sang những công việc khó hơn sau. Nhưng có một trường hợp để đi theo hướng ngược lại. Hoàn thành những công việc khó khăn nhất, tốn thời gian nhất của bạn trước khi làm bất cứ điều gì khác có thể khiến thời gian còn lại trong ngày của bạn trở nên dễ dàng. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ sẵn sàng cho bất cứ điều gì ở phía trước. Ngoài ra, biết rằng bạn đã hoàn thành tốt công việc khó khăn nhất trước deadline có thể giúp bạn thoải mái hơn.
2. Phân bổ lịch
Chỉ có một khoảng thời gian nhất định trong ngày để làm tất cả những gì bạn đặt ra. Những task nhỏ rất dễ cản trở những task lớn hơn, điều này có thể khiến bạn bỏ lỡ deadline. Một kỹ thuật quản lý thời gian được gọi là block lịch có thể giúp bạn lên lịch tốt hơn trong ngày để tránh vấn đề lớn này.
Block lịch (hay là Calendar Block) là phương pháp gán các nhiệm vụ nhất định vào các khoảng thời gian cụ thể trong lịch trình của bạn. Thông thường, bạn sẽ block lịch của mình trước một ngày để bắt đầu ngày hôm sau với sự chuẩn bị đầy đủ. Ví dụ: bạn có thể chặn từ 10 giờ sáng đến trưa cho một dự án nhất định. Sau đó, bạn có thể bắt đầu trả lời email lúc 12:15 trưa. Cách tiếp cận này giúp sắp xếp lịch trình bình thường của bạn để có một cuộc sống công việc cân bằng hơn, ít căng thẳng hơn.
3. Tập trung vào các task ngắn hạn
Nếu việc đặt các task dài hạn lên trước lịch trình không phù hợp với bạn, thì việc ưu tiên các công việc ngắn hạn cũng có thể mang lại hiệu quả thần kỳ. Làm như vậy là bạn bắt đầu một ngày của mình bằng những nhiệm vụ ngắn, tương đối nhẹ nhàng trước khi làm các task lớn.
Bạn cũng có thể chia nhiệm vụ lớn đáng sợ đó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và thực hiện từng phần một vào cuối ngày làm việc. Chia nhỏ những việc lớn thành những phần dễ quản lý hơn có thể giúp bạn hoàn thành dự án đúng hạn đồng thời đạt được tiêu chuẩn chất lượng đề ra.
4. Nhờ sự giúp đỡ
Không có gì xấu hổ khi yêu cầu một thành viên trong nhóm giúp một tay. Đôi khi, đó chính xác là những gì bạn cần để hoàn thành công việc. Cộng tác hiệu quả đơn giản có nghĩa là kết hợp các kỹ năng nhạy bén của bạn với góc nhìn của người khác để giải quyết vấn đề tốt hơn.
Làm việc cùng với những người có góc nhìn và kinh nghiệm khác nhau có thể giúp bạn đạt được mục tiêu cuối cùng tốt hơn. Việc có được sự giúp đỡ chỉ bằng một cuộc gọi hay tin nhắn, có thể giúp bạn dễ dàng vượt qua được những thách thức trong công việc.
5. Nắm vững nền tảng
Mẹo này có thể hiển nhiên, nhưng nó vẫn nói lên rằng: Một trong những cách tốt nhất để chuẩn bị cho công việc của bạn là giỏi việc đó. Điều đó thường giúp bạn có thể thực hiện công việc hiệu quả hơn và một bước tuyệt vời theo hướng đó là nắm vững các bước cơ bản.
Ví dụ: nếu bạn phụ trách xây dựng nhóm, bạn có thể cần đặt hàng áo phông hoặc áo hoodie mới có logo công ty trên đó. Khi nói đến các sản phẩm in theo yêu cầu, bạn phải đảm bảo rằng bạn hợp tác với các thương hiệu cung cấp hàng hóa chất lượng. Nghiên cứu các nhà sản xuất có sẵn hoặc nói chuyện với những người có kinh nghiệm để bạn có thể nhận được khuyến nghị. Khi bạn có danh sách các công ty tiềm năng mà bạn có thể hợp tác, bạn có thể tạo danh sách ưu và nhược điểm của việc chọn công ty này hay công ty kia. Và cách tiếp cận chi tiết như vậy nên có mặt trong các khía cạnh khác trong công việc của bạn. Thực hành những điều nhỏ nhặt bạn làm hàng ngày cho đến khi bạn biết rõ về chúng có thể mang lại cho bạn nền tảng vững chắc để thực hiện công việc tốt hơn.
6. Dành thời gian cho cuộc sống
Một cuộc sống tuyệt vời có vẻ như không giúp bạn nhiều trong công việc, nhưng điều đó không hoàn toàn đúng. Sức khỏe tinh thần và cảm xúc của bạn có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của bạn, và ít thứ có thể làm cạn kiệt nó bằng lối sống “làm việc hết mình, không vui chơi”. Dành thời gian cho bạn bè và gia đình có thể giúp bạn giảm bớt căng thẳng trong những ngày làm việc sắp tới và giúp bạn không bị kiệt sức.
7. Ăn uống lành mạnh
Thực phẩm bạn ăn có thể có tác động đáng kể đến tâm trạng của bạn và mức độ nhạy bén về mặt tinh thần của bạn. Đó là bởi vì các chất dinh dưỡng trong những gì bạn ăn có thể cung cấp năng lượng cho bạn hoặc khiến bạn kiệt sức.
Ví dụ, ăn rau lá xanh, trứng và các loại đậu để bắt đầu ngày mới sẽ cung cấp cho bạn một lượng vitamin thiết yếu lành mạnh có thể cung cấp năng lượng cho bạn. Năng lượng đó có thể kéo dài cả ngày, khiến việc ăn uống lành mạnh là một phương pháp tuyệt vời để ta luôn sẵn sàng cho công việc.
8. Chấp nhận sự thay đổi
Bạn sẽ không bao giờ có thể dự đoán được công việc của bạn sẽ có những gì trong ngày hôm nay. Mặc dù đó có thể là một công việc khiến bạn căng thẳng, nhưng việc chấp nhận nó có thể giúp bạn tránh được những áp lực vô hình. Và khi bạn đã sẵn sàng cho bất cứ điều gì xảy ra, bạn sẽ sẵn sàng hơn trong công việc.
9. Lên lịch trước cho tuần mới
Chuẩn bị cho một ngày là điều tuyệt vời – bây giờ, hãy tiếp tục cho tương lai. Tìm hiểu những công việc mà bạn sẽ phải làm vào tuần tới có thể giúp bạn duy trì thói quen lành mạnh nhất của mình. Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết, bạn cũng có thể lên lịch khi nào bạn sẽ thực hiện một số nhiệm vụ nhất định vào tuần tới.