Muốn có thêm giá trị trong ngày của bạn? Hãy tập trung vào việc tạo khối thời gian.
Khối thời gian sẽ giúp bạn tạo ra sự tập trung và năng suất cao hơn.
Tôi dành nhiều thời gian với các giám đốc điều hành cấp cao về chiến lược và lập kế hoạch kinh doanh. Chúng tôi tiến hành phân tích sâu sắc về hoạt động kinh doanh của họ và thị trường để phát triển các cách tiếp cận sáng tạo cho doanh nghiệp của họ và kế hoạch chi tiết về cách họ sẽ thực hiện trong các quý và năm tới.
Tuy nhiên, tất cả điều này là lãng phí thời gian nếu các nhóm mà tôi làm việc không thể quản lý lịch trình của họ để có thời gian thực sự làm việc. Khi đào tạo các giám đốc điều hành trong tình huống này, tôi thường sử dụng một cách tiếp cận mà tôi gọi là lịch trình dự phòng.
Hệ thống này tập trung vào việc phân bổ các khối thời gian dựa trên các ưu tiên của bạn và giờ tối ưu trong ngày và tuần của bạn. Ở trung tâm của phương pháp này là việc sử dụng chặn thời gian để tạo ra thời gian bị gián đoạn, từ đó tạo ra dòng chảy.
Nếu bạn đang vật lộn để tìm thời gian để thực hiện chiến lược dài hạn, hãy thử các bước sau để tạo thời gian tập trung hơn cho các nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách này.
1. Xác định phân bổ của bạn
Bắt đầu bằng cách liệt kê ra tất cả các dự án và trách nhiệm bạn. Chỉ ra bao nhiêu thời gian là lý tưởng mà bạn cần dành mỗi tuần. Lưu ý nếu bạn cần một khối thời gian lớn hoặc nếu bạn cần làm việc đó một ít mỗi ngày. Nếu bạn giữ một lịch trình tốt, hãy nhìn lại các tuần trước để nắm bắt những điều bạn có thể đã bỏ lỡ trong danh sách của mình.
Bạn nên kết thúc với một danh sách các nhiệm vụ hàng tuần với tổng thời gian và tần suất. Nếu bạn có hơn 30 - 35 giờ trong danh sách của mình, nhiệm vụ đầu tiên của bạn là ưu tiên và ủy thác danh sách này để giảm khối lượng công việc hợp lý.
2. Xác định thời gian cao điểm của bạn
Đây là nơi hầu hết mọi người nhận được quản lý thời gian sai. Họ cho rằng mỗi giờ trong một ngày đều giống như mọi giờ khác trong ngày. Trong thực tế, giờ của chúng tôi rất khác nhau về chất lượng và trọng tâm. Trước khi bạn lên kế hoạch cho lịch trình của mình, điều quan trọng là phải biết thời gian nào trong ngày bạn nên làm việc với loại nhiệm vụ nào.
Nếu bạn là người buổi sáng, giờ tốt nhất của bạn có thể là ngay sau bữa sáng hoặc ngay cả khi bạn mới thức dậy. Đối với những người khác, có thể là sau bữa tối khi bạn có thể tập trung trong thời gian dài hơn và sáng tạo hơn. Để xác định thời gian cao điểm của bạn, hãy tạo một tạp chí và ghi chú trong một vài ngày vào những thời điểm bạn cảm thấy như bạn có sự tập trung tinh thần và rõ ràng nhất.
3. Phân bổ khối thời gian của bạn
Khi bạn đã có danh sách nhiệm vụ ưu tiên và thời gian cao điểm của bạn đã được xác định, bạn có thể bắt đầu lập bản đồ trong tuần của mình. Bắt đầu với những khối thời gian lớn bạn cần cho công việc tập trung, không bị gián đoạn. Điều này có thể là mỗi ngày, hoặc điều này có thể chỉ là một hoặc hai ngày một tuần. Tốt hơn để bắt đầu với quá nhiều hơn quá ít.
Khi bạn có các khối lớn hơn theo lịch trình, hãy bắt đầu đưa vào các khối vừa và nhỏ hơn. Đảm bảo bao gồm các khối thời gian cho các tác vụ tiêu chuẩn. Tôi thường khuyên bạn nên phân bổ 6-7 giờ mỗi ngày và để lại một hoặc hai khối thời gian trong ngày cho những thứ ít ưu tiên
4. Bảo vệ lịch trình của bạn
Một khi bạn có kế hoạch, công việc của bạn là bảo vệ nó. Khi ai đó gọi bạn cho một cuộc họp, hãy đảm bảo cung cấp cho họ sự đản bảo rằng bạn đã phân bổ cho hoạt động đó. Nếu bạn quên lập kế hoạch cho nó, hãy cung cấp cho họ một trong các khối thời gian của bạn. Nhưng đừng di chuyển các khối khác của bạn! Đây là chìa khóa cho chiến lược này. Làm cho người khác điều chỉnh theo kế hoạch của bạn.
5. Điều chỉnh và tối ưu hóa
Đôi khi bạn phải đưa ra: sếp của bạn cần gặp bạn, khách hàng quan trọng nhất của bạn cần đến một cuộc họp. Những điều này xảy ra. Nếu họ đến và bạn phải đáp ứng lịch trình của họ, hãy làm như vậy, nhưng đừng xóa các khối của bạn! Buộc bản thân thay đổi mọi thứ xung quanh để giữ các khối của bạn với nhau càng nhiều càng tốt. Ngay cả khi bạn cần di chuyển các khối giữa các ngày và sắp xếp lại các cuộc họp khác.
Nếu bạn hết thời gian trong một ngày, hãy di chuyển các khối giữa các ngày. Và nếu bạn thực sự cần phải bỏ thứ gì đó, hãy đảm bảo bạn bỏ khối đó là thứ ít quan trọng nhất trong tất cả các nhiệm vụ của bạn. Đừng chỉ xóa khối có xung đột; di chuyển mọi thứ xung quanh để tối ưu hóa lịch trình của bạn.
Áp dụng chiến lược này lúc đầu có thể khó khăn. Sẽ mất thời gian để tìm ra các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn, kích thước khối và thời gian tối ưu và dòng năng lượng tự nhiên của bạn trong ngày. Nhưng một khi bạn quay số, bạn sẽ thấy mình không chỉ hoàn thành được nhiều việc hơn mà còn nhận được nhiều việc đúng hơn để hoàn thành các mục tiêu lớn nhất của mình.
Phiên dịch bởi Findjobs.vn