Nếu bạn mong muốn ngừng trì hoãn và cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình, hãy cân nhắc xem quy tắc hai phút là gì.
Với phương pháp này, bạn có thể kiểm tra nhiều thứ hơn trong danh sách việc cần làm của mình - và bạn sẽ xây dựng được một thói quen tốt lâu dài. Tuy nhiên, chỉ vì nó nghe ngắn gọn và ngọt ngào không có nghĩa là nó dễ dàng. Chúng ta sẽ xem xét khi nào nên sử dụng quy tắc hai phút và cách tốt nhất để thực hiện quy tắc đó. Ngoài ra, chúng ta sẽ thảo luận về cách ngừng làm nhiều việc cùng lúc (vâng, tốt nhất nên tránh điều đó) và giữ đầu óc tỉnh táo khi làm việc.
Quy tắc 2 phút là gì?
Có lẽ bạn đã nghe nói về các chiến lược năng suất như kỹ thuật Pomodoro hoặc quy tắc 20/80. Quy tắc hai phút là khác nhau. Nó được David Allen đưa ra lần đầu tiên trong cuốn sách Getting Things Done của ông. Quy tắc hai phút nhằm mục đích loại bỏ sự trì hoãn và giúp mọi người hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ.
Đây là nội dung quy tắc: nếu bạn có thể thực hiện một hành động trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy giải quyết nó ngay lúc đó và đừng trì hoãn. Điều này có tiềm năng mang lại lợi ích lâu dài. Ví dụ: nếu bạn dành hai phút mỗi ngày để nhặt quần áo từ sàn phòng ngủ, thì sẽ không mất 30 phút vào Thứ Bảy của bạn.
Hoàn thành công việc là cuốn sách bán chạy nhất là có lý do. Nó giúp truyền cảm hứng cho mọi người giải quyết các nhiệm vụ thay vì để họ phát triển thành một thứ gì đó lớn hơn nhiều. Điều đó mang lại sức mạnh và hữu ích nếu bạn mong muốn ngừng trì hoãn. Nhưng như một lời cảnh báo, quy tắc hai phút luôn là chiến lược hiệu quả nhất. Có cả ưu và nhược điểm của phương pháp này.
Nó có thực sự hiệu quả không?
Không có chiến lược nào là hoàn hảo. Điều tương tự cũng xảy ra với quy tắc hai phút. Chiến thuật năng suất này có thể hữu ích trong một số trường hợp nhưng lại không có ý nghĩa đối với những trường hợp khác. Để hiểu rõ hơn về quy tắc hai phút và tất cả những gì nó bao gồm, hãy xem những ưu và nhược điểm này.
Ưu điểm
• Bạn phát triển tư duy có động lực hơn để hoàn thành nhiệm vụ
• Bạn được khen thưởng bằng những chiến thắng nhỏ giúp bạn cảm thấy làm việc hiệu quả
• Nó là bước đệm để bạn hoàn thành những nhiệm vụ lớn hơn
Nhược điểm
• Nó ưu tiên những việc nhỏ nhặt hơn là những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn
• Năng lượng và nguồn lực của bạn không được sử dụng cho các dự án lớn hơn
• Nếu công việc này không được thực hiện đúng cách, nó thực sự có thể làm giảm năng suất của bạn
Ví dụ về quy tắc 2 phút
Đã đến lúc xem quy tắc hai phút hoạt động như thế nào. Bạn có thể áp dụng chiến lược này ở bất cứ đâu trong cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân của mình. Cách bạn sử dụng quy tắc này là rất quan trọng. Áp dụng nó vào những nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi sự tập trung hoàn toàn của bạn không nhất thiết là cách sử dụng tốt nhất thời gian và sức lực của bạn. Dưới đây là một số ví dụ về quy tắc hai phút để xem xét:
- Trả lời email công việc
- Chia sẻ phản hồi về công việc hoặc dự án của bạn
- Dọn dẹp bát đĩa ngay sau khi ăn
- Tưới nước cho tất cả cây cùng một lúc
- Gửi lời cảm ơn tới đồng nghiệp hoặc bạn bè
- Chuẩn bị bữa ăn cho ngày hôm sau
Cách áp dụng quy tắc 2 phút tại nơi làm việc
Trong công việc, bạn cần phải hoàn thành tốt vai trò của mình. Quy tắc hai phút có thể giúp bạn thực hành lòng vị tha và giúp đỡ người khác khi họ cần hoặc bạn có chút thời gian rảnh rỗi. Nó cũng có thể hữu ích để quản lý sự lo lắng trong công việc.
Để tận dụng tối đa quy tắc này và tăng năng suất của chúng ta, đây là những mẹo về cách sử dụng nó tại nơi làm việc:
- Theo dõi các cuộc họp, cuộc phỏng vấn hoặc câu hỏi ngay lập tức
- Để lại tin nhắn thoại thay vì phải gọi lại cho mọi người
- Thường xuyên sắp xếp khu vực làm việc của bạn, bao gồm các tập tin máy tính
- Luôn cập nhật sổ sách kế toán và hồ sơ của bạn
- Chuẩn bị không gian làm việc của bạn và thu thập các nguồn lực bạn cần cho ngày làm việc tiếp theo
Deep-work so với công việc 2 phút
Cho đến nay, chúng ta đã thảo luận về việc quy tắc hai phút có tác dụng như thế nào đối với những việc nhỏ tốn ít thời gian hơn.
Chiến lược này cũng có thể giúp khởi động những nhiệm vụ quan trọng hơn. Bạn có thể sử dụng nó như một điểm khởi đầu cho những nhiệm vụ đòi hỏi nhiều nỗ lực. Nhưng đó là nếu bạn làm đúng cách. Chọn những nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể sẽ giúp bạn có một khởi đầu tốt đẹp và chỉ mất vài phút.
Đánh giá thấp thời gian cần thiết có thể dẫn đến làm việc kém hiệu quả, cảm thấy thất vọng hoặc kiệt sức trong công việc.
Một ví dụ về việc sử dụng quy tắc cho các nhiệm vụ lớn hơn có thể là lấy thảm tập yoga của bạn ra và dọn sạch không gian trước một lớp yoga dài. Hoặc trước khi học, bạn có thể mở và sắp xếp các ghi chú của mình.
Khi bạn nghĩ xem liệu bạn có thể áp dụng quy tắc hai phút cho một nhiệm vụ lớn hơn hay không, hãy xem xét toàn bộ quá trình. Bạn ước tính quá trình này sẽ mất bao lâu? Bạn có tất cả các nguồn lực có sẵn cho bạn?
Tác giả James Clear, người viết Atomic Habits, cũng có suy nghĩ tương tự về những điều nhỏ nhặt nhưng tạo nên sự khác biệt. Theo Clear, làm những việc nhỏ giúp khắc phục tình trạng thiếu động lực và ý chí. Ngoài ra, nó có thể giúp bạn tạo ra một kế hoạch ngắn gọn để đạt được mục tiêu của mình. Điểm mấu chốt: ngay cả những hành động nhỏ cũng có lợi ích khi phát triển những thói quen mới cũng như việc thiết lập và hoàn thành các mục tiêu lớn.