Email được xem như là phương thức giao tiếp trong công việc nhanh, chuyên nghiệp và được sử dụng ở hầu hết mội trường công ty, quốc gia trên toàn thế giới.
Kỹ năng sử dụng email là một kỹ năng quan trọng mà cần rèn luyện bởi chính bạn sẽ thay mặt sếp trả lời cũng như trao đổi với đối tác, khách hàng, nhân viên thông qua email. Việc mở một email giống như mở chiếc hộp Pandora vậy. Không ai biết trước trong đó chứa những gì. Vì vậy những lỗi chính tả, sai ngữ pháp, cách trình bày email thiếu chuyên nghiệp sẽ tạo ra một email kinh khủng đối với người nhận. May mắn là không khó để bạn có thể rèn luyện được một kỹ năng sử dụng email hoàn hảo.
1/ Giới thiệu qua về bản thân
Đặc biệt là khi bạn không chắc chắn rằng người nhận email biết rõ bạn là ai. Tuy nhiênkhông có nghĩa là bạn phải trình bày về tiểu sử bản thân, bạn chỉ cần giới thiệu sao cho người nhận biết rằng bạn là ai và tại sao bạn gửi email cho họ.
2/ Hạn chế dùng dấu chấm than
Trong email công việc không nên lạm dụng dấu chấm than bởi nó chỉ dành cho nhưng câu nói có biểu thị cảm xúc. Bạn chỉ nên dùng nhiều nhất một dấu chấm than, đặc biệt trong email với các đối tác nước ngoài. Việc sử dụng nhiều dấu chấm than sẽ chỉ khiến cho email của bạn trông thiếu chuyên nghiệp.
3/ Không sử dụng biểu tượng cảm xúc, biệt ngữ, tiếng lóng
Trong email công việc không nên viết tắt, hay có những kiểu viết như “làm j”, “ntn” (“làm gì”, “như thế nào”). Những ký tự đó khiến cho email của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp. Nếu trong các văn bản, tài liệu kinh doanh không hề có cách viết như thế này thì trong các email cũng vậy.
4/ Không đặt tiêu đề giống như một bức thư Spam
Tránh đặt tiêu đề thư không rõ ràng. Tốt nhất bạn nên có một tiêu đề thể hiện được nội dung chính của email. Không đặt tiêu đề theo kiểu “Thư gửi từ…” vì người nhận có thể biết người gửi là ai ngay trên cột địa chỉ, cũng không đặt tiêu đề chung chung dạng như “Gửi đến…” hay là “Dành cho…”, “Tôi có một tin tốt cho bạn” hoặc “Bạn nhất định phải đọc thư này”. Cũng đừng đặt URL vào tiêu đề. Tất cả những cái đó khiến cho email của bạn trông giống như một Spam mail và người đọc sẽ chẳng mấy quan tâm hoặc có ấn tượng không tốt về bạn.
5/ Chú ý đến nút “Reply all”
Trước khi ấn nút này, hãy cân nhắc những người nhận xem những ai thật sự cần nhận được email này. Tránh“reply all” cả những vấn đề không liên quan, thậm chí những vấn đề không nên để nhiều người biết.
6/ Đính kèm chữ ký vào email
Làm như vậy là để khi ai đó muốn liên hệ lại với bạn sẽ không mất công dò tìm xem tên đầy đủ của bạn là gì, số điện thoại của bạn là bao nhiêu. Chữ ký của bạn nên bao gồm tên đầy đủ, chức vụ, tên công ty, số điện thoại tại công ty và điện thoại di động. Bạn có thể đính kèm địa chỉ liên lạc của bạn trên các mạng xã hội (nếu có).
Cuối cùng, nên nhớ rằng cách bạn viết email sẽ phản ánh con người bạn. Nếu bạn viết một email cẩu thả và vô tổ chức thì nó có thể khiến người nhận đánh giá bạn cũng là một người cẩu thả và vô tổ chức. Đặc biệt khi bạn là đại diện cho sếp, cho hình ảnh của công ty, người khác cũng sẽ dựa vào đó mà đánh giá rằng sếp bạn/công ty của bạn thiếu chuyên nghiệp, không biết đào tạo nhân viên. Trong thế giới kinh doanh, cách mà người khác nhìn nhận về bạn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến thành công của bạn.